De conformidad con el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:

•  Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA. Los responsables del impuesto nacional al consumo.
• Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
• Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
• Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE. Personas naturales o jurídicas responsables del Impuesto sobre las ventas, Personas naturales o jurídicas responsables del impuesto al consumo, Personas naturales del régimen simplificado, con las actividades económicas 1811, 1812, 1820 (litógrafos, tipógrafos)
• Personas naturales que superen los montos establecidos y personas jurídicas obligados a facturar por bienes o servicios excluidos de IVA. Personas naturales o jurídicas voluntarios u obligados por modalidad electrónica.

De conformidad con el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria los siguientes sujetos no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente en sus operaciones:

• Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
• Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
• Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas IVA.
• Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
• Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
• Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario -UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional. 
• Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales. Cuando los sujetos no obligados opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones señaladas para cada sistema de facturación y serán considerados suje- tos obligados a facturar.

De acuerdo con lo establecido en la RESOLUCIÓN NÚMERO 000042 de 05 de mayo de 2020 «Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.»

A continuación, se relacionan los requisitos de la factura de venta de talonario o de papel “Artículo 12. Requisitos de la factura de venta de talonario o de papel. La factura de venta de talonario o de papel debe expedirse con el cumplimiento de lo dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el presente artículo de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo estatuto, así: 

• De conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura de venta de talonario o de papel.
• De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Identificación del adquiriente:
• De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, apellidos y nombre o razón social y
• Número de Identificación Tributaria NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.

1. Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria -NIT.
2. Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios, cuando los mismos no suministren la información de los literales a) o b) del presente artículo.
3. Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquiriente, corresponda a la señalada en los literales b) y c) de este numeral.

• De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
• De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
• De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición
• De conformidad con lo establecido en el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos de que trata el artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 11 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
• De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems, que conforman la factura de talonario o de papel.
• La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
• El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio, que
• aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
• De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA-, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE, cuando corresponda.
• De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA-, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
• De conformidad con lo establecido en el literal h) del artículo 617 del Estatuto Tributario contener el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria -NIT del impresor de la factura, para el caso en que la factura de venta de talonario o de papel se genere de forma manual o autógrafa.
• Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software y el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere, para los casos en que la factura se genere y expida a través de un sistema informático electrónico.
• El Código de respuesta rápida Código QR-, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos.

Parágrafo. De conformidad con el inciso 2 del artículo 617 del Estatuto Tributario, al momento de la expedición de la factura los requisitos de los numerales 1, 2, 4, 12 y 13 del presente artículo, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. No obstante, cuando la factura de venta de talonario o de papel se genere para su expedición a través de sistemas informáticos electrónicos de conformidad con lo indicado en el parágrafo del artículo 9 de esta resolución, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el presente parágrafo”

De acuerdo con el artículo 615 del Estatuto Tributario es el documento que soporta la venta de bienes y/o prestación de servicios.

La factura expedida con los requisitos legales es procedente para soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, de conformidad con el artículo 771-2 E.T.

AUTORIZACIÓN DE RANGOS: Es la asignación de la numeración consecutiva que realiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, previa solicitud por parte del obligado, resolución 042 del 5 de mayo del 2020 Artículo 40. Autorización.

HABILITACIÓN DE RANGOS: Es la solicitud que realiza el obligado cuando resulta insuficiente el término de vigencia inicialmente autorizado y no se hubiere agotado la numeración respectiva. Para el efecto, el obligado podrá adelantar el trámite de habilitación de la numeración con una antelación de quince (15) días hábiles previo a la fecha de vencimiento de la vigencia de la autorización o habilitación según el caso, resolución 042 del 5 de mayo del 2020 Artículo 41. Solicitud de habilitación.

 INHABILITACIÓN DE RANGOS: Es el acto administrativo por medio del cual, previa solicitud del obligado o de oficio, en los eventos mencionados en el artículo 43 de la resolución 0042 de 2020, quedan rangos de numeración sobrante, los cuales deberán ser inhabilitados de tal forma que, una vez gestionado este trámite, los mismos no puedan ser utilizados. Para los casos en los cuales, la resolución de numeración se encuentra vencida, no procede la inhabilitación. Debe solicitar la inhabilitación de rangos sobrantes, los cuales no podrán ser utilizados una vez realizado el trámite.

• Factura Electrónica o de Venta: Documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios
• Factura de Talonario o de Papel
• Documentos Equivalentes, expedido por las máquinas registradoras con sistema POS
• Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

Dígitos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, de cuatro máximo (4) letras o números, que se asignan a los establecimientos de comercio, sedes, oficinas, o lugares donde desarrollen actividades económicas a los contribuyentes, Resolución 000042 de 2020, artículo 39 y la resolución 000012 del 9 de febrero del 2021 Artículo 4. Adición de un parágrafo al artículo 39 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020.

Término de tiempo que señala la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para utilizar la numeración de facturación, el cual podrá ser de 6, 12, 18 meses.

Por medio de los servicios informáticos de la entidad www.dian.gov.co y canales virtuales.

” Lo primero que debes saber es que la nueva Firma Electrónica es un instrumento que te permite, como usuario, generar la formalización de tus transacciones a través de un mecanismo más moderno. En todos los casos la firma electrónica reemplaza tu firma autógrafa para las diferentes obligaciones que cumplas ante la DIAN.”

Antes de comenzar con la solicitud de la numeración de facturación, se deberá solicitar la firma electrónica.

Es la solicitud inicial dentro del procedimiento de numeración de facturación por parte del contribuyente, donde incluye el rango consecutivo desde-hasta, modalidad de facturación, prefijo, si da a lugar y establecimiento de comercio.

De acuerdo con la RESOLUCIÓN NÚMERO 000042 de 05 de mayo de 2020, en su “Artículo 38. Servicio informático electrónico de numeración de facturación” establece:

Es el servicio informático electrónico para la solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración consecutiva, que se encuentra dispuesto en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y le permite al sujeto obligado, cumplir con el requisito de la numeración consecutiva en los siguientes documentos:

• Factura electrónica de venta. Factura de talonario o de papel.
• Documentos equivalentes, expedido por las máquinas registradoras con sistema POS.
• Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente

Los responsables de facturar que no lo realicen podrán ser objeto de las sanciones establecidas en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, previo cumplimiento de los procedimientos, podrá imponer sanciones pecuniarias en virtud del artículo 652-1 Estatuto Tributario o sanción de clausura del establecimiento prevista en el artículo 657 del E.T.

Según la facultad discrecional de la entidad, establecida en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y la Resolución 0042 de 2020.

Se debe solicitar la inhabilitación de los rangos sobrantes y realizar una nueva solicitud de autorización de nuevos rangos, resolución 042 del 5 de mayo del 2020 Artículo 43. Inhabilitación de la numeración.

1. Verificar la vigencia en el formulario 1876 casilla “997. Fecha formalización” contra la hoja
2. Casilla “38. Vigencia” y a partir de allí contar 15 días, resolución 042 del 5 de mayo del 2020 Artículo 41. Solicitud de habilitación.
3. Que no tenga la solicitud en
4. Que se halla editado el prefijo y seleccionado el establecimiento de