Estar Inscrito en el Registro Único Tributario -RUT.

Registrar en el objeto social las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades económicas. Este requisito debe conservarse hasta que se mantenga la calidad de proveedor tecnológico.

Poseer y mantener durante el tiempo en que dure la autorización, un patrimonio contable a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, por una suma igualo superior a veinte mil (20.000) Unidades de Valor Tributario -UVT, dentro del cual, la propiedad planta y equipo debe como mínimo corresponder a una suma igualo superior a diez mil (10.000) Unidades de Valor Tributario -UVT y estar localizados en Colombia.

*Unidad de Valor Tributaria de acuerdo al año de postulación.

Para tal efecto se deberá presentar como prueba los estados financieros, bajo las normas de contabilidad aplicables en Colombia de acuerdo al grupo contable que le aplique al solicitante, firmado por el representante legal y contador público o revisor fiscal según sea el caso y demás soportes que exija la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Acreditar la certificación sobre los sistemas de gestión de seguridad de la información y la calidad de la información conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Acreditar plan de contingencia que asegure la continuidad de operación relacionada con los servicios de generación y entrega en el proceso de expedición de la factura electrónica de venta.

Estar habilitado como facturador electrónico y facturar electrónicamente sus operaciones conforme lo indique la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Acreditar la infraestructura física, tecnológica y de seguridad conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Acreditar las condiciones y niveles de servicio conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML y demás documentos electrónicos, aplicables a la factura electrónica de venta, conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria ­ NIT Y la dirección del correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos, de la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos; en las sociedades anónimas abiertas deberá brindarse información de los accionistas que tengan un porcentaje de participación superior al cuarenta por ciento (40%) del capital accionario. Se deberá suministrar, adicionalmente, información de las hojas de vida del representante legal, los socios y miembros de la junta directiva, así como de los técnicos y profesionales vinculados a la generación y entrega en el proceso de expedición de la factura electrónica de venta.

Poner a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN durante la visita de verificación de requisitos, la información requerida para la verificación y acreditación de la existencia real y material de la persona jurídica, así como del patrimonio contable y la propiedad planta y equipo.

• ¿Qué es un proveedor tecnológico?

Es la persona jurídica que cumple con las condiciones y requisitos establecidos en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, habilitada por la DIAN, para prestar a los facturadores electrónicos, entre otros, los servicios de generación, transmisión, entrega y/o expedición, recepción y conservación de las facturas electrónicas de venta.

• ¿Qué es el proceso de habilitación de un Proveedor Tecnológico?

Es el proceso establecido en la Resolución 0042 de 2020 a través del cual la DIAN verifica los requisitos de un aspirante a ser Proveedor Tecnológico, es decir, para que una persona jurídica pueda ofrecer los servicios de facturación electrónica a los responsables de expedir factura electrónica. Si la verificación de los requisitos del aspirante es satisfactorio, la DIAN expide la resolución habilitándolo como proveedor tecnológico. En el siguiente enlace puede consultar los proveedores vigentes:
https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/proveedores- tecnologicos/Paginas/Proveedores-tecnologicos-autorizados-DIAN.aspx

• ¿Para ser Proveedor Tecnológico debo ser Facturador Electrónico?

Todo Proveedor Tecnológico debe ser facturador electrónico. En el artículo 51 de la Resolución 0042 de 2020, se encuentran descritos los requisitos adicionales que deben cumplir los aspirantes a ser habilitados como Proveedores Tecnológicos.

• ¿Cuáles son los requisitos para habilitarse como proveedor tecnológico?

A partir del 31 de octubre de 2020 los requisitos que se deben adjuntar están descritos en el artículo 51 de la Resolución 0042 de 2020:

1. Estar constituido como sociedad en Colombia o como sucursal de sociedad extranjera.
2. Estar Inscrito en el Registro Único Tributario-RUT.
3. Registrar en el objeto social las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades económicas. Este requisito debe conservarse hasta que se mantenga la calidad de proveedor tecnológico.
4. Poseer para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico y mantener durante el tiempo en que dure la habilitación, un patrimonio contable a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, por una suma igual o superior a veinte mil (20.000) Unidades de Valor Tributario -UVT, dentro del cual, la propiedad planta y equipo debe como mínimo corresponder a una suma igual o superior a diez mil (10.000) Unidades de Valor Tributario -UVT, el cual debe estar localizado en Colombia; para tal efecto se deberá presentar como prueba los estados financieros, bajo las Normas de contabilidad aplicables en Colombia de acuerdo al grupo contable que le aplique al solicitante, firmado por el representante legal y contador público o revisor fiscal según sea el caso y demás soportes que exija la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
5. Acreditarcertificación sobresistemas de gestión de seguridad de la información y calidad de la información conforme con la norma ISO 27001 sobre sistemas de gestión de seguridad de la información para los procesos y documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Si para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, no se cuenta con esta certificación, deberá manifestarse el compromiso de aportarla a más tardar dentro de los dieciocho (18) meses siguientes a la notificación de la habilitación como proveedor tecnológico; término dentro del cual deberá allegarse a Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, la certificación correspondiente, como requisito necesario para operar como tal.
6. Acreditar el plan de contingencia para garantizar la continuidad del proceso que asegure la referida continuidad de la operación relacionada con los servicios de generación, transmisión, expedición de la factura electrónica de venta, así como para la recepción de la citada factura, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y en general los demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Para ello, deberá indicar los requisitos mínimos, procesos, procedimientos, controles, periodicidad mínima de realización de controles, que garanticen la continuidad de la operación del negocio, así como acciones para restablecer el servicio y recuperación de la operación en caso de inconvenientes tecnológicos. Esta información deberá estar contenida en un documento que será actualizado anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.
7. Estar habilitado como facturador electrónico y facturar electrónicamente sus operaciones, conforme las disposiciones de que trata la presente resolución, para los obligados a expedir factura electrónica de venta.
8. Acreditar infraestructura física,tecnológica y de seguridad; para ello, el solicitante a través del representante legal suscribirá un documento con sus respectivos soportes, identificando la infraestructura física, tecnológica para la prestación del servicio, para la seguridad de la información y para garantizar la continuidad de la prestación del servicio. A nivel tecnológico y de seguridad deberá presentar la arquitectura a través de la cual se presta el servicio, que incluye procesos internos y externos. Esta información deberá estar contenida en un documento que será actualizado anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.
9. Acreditar las condiciones y niveles de servicio prestado de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello el representante legal debe presentar un documento donde se encuentren tipificados los posibles incidentes según la parte del proceso involucrada, clasificados por nivel de criticidad, indicando el tiempo máximo, mínimo y promedio de respuesta esperado para superarlos. El documento deberá contener una descripción del medio a través del cual administran las condiciones y niveles de servicio.
10. El proveedor tecnológico debe garantizar a sus clientes para la prestación de sus servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo como mínimo: oportunidad, cumplimiento, contar con personal formado en servicio al cliente y un canal de servicio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencia y Felicitaciones PQRSF, que garantice la trazabilidad y consulta, el cual debe estar dispuesto para la revisión de las funcionalidades y contenidos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. Para ello, el representante legal debe presentar un documento donde describa las condiciones a través de las cuales funciona el servicio de PQRSF y el medio utilizado para su administración.
11. Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML, XSD y demás documentos electrónicos, derivados de la factura electrónica de venta y otros documentos electrónicos que se deriven de los servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo , para ello, el interesado en obtener la habilitación como proveedor tecnológico debe tener vinculado personal con título profesional avalado por instituciones educativas de grado superior autorizadas por autoridad competente en Colombia, en temas relacionados con ciencias contables, económicas, del derecho y de las tecnologías.
12. Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria -NIT y correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos, de la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; así como la información requerida para garantizar la interacción, interoperabilidad que se derive de la implementación de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito, los documento electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicio de qué trata el numeral 3 del presente artículo. La citada autorización se entiende otorgada por el representante legal al momento de solicitar la habilitación como proveedor tecnológico.
13. Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos; en las sociedades anónimas abiertas deberá brindarse información de los accionistas que tengan un porcentaje de participación superior al cuarenta por ciento (40%) del capital accionario. Se deberá suministrar, adicionalmente, información de las hojas de vida del representante legal, los socios mencionados anteriormente, de los miembros de la junta directiva, así como todo el personal vinculado a la generación, transmisión, y en el proceso de expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Asegurar que los empleados y contratistas comprenden sus responsabilidades y son idóneos en los roles para los que se consideran. La información debe ser remitida con la solicitud de habilitación a la DIAN y actualizarlo anualmente, como máximo el 30 de abril de cada año, de acuerdo con el formato que defina la DIAN.
14. Poner a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN durante la visita de verificación de requisitos, la información requerida para la verificación y acreditación de la existencia real y material de la persona jurídica, así como del patrimonio contable, la propiedad planta y equipo y en general la información necesaria para la verificación de los requisitos.
15. Realizar satisfactoriamente las pruebas tecnológicas del software de facturación electrónica que demuestren el adecuado funcionamiento de los servicios que presta como proveedor tecnológico.

• ¿Cómo es el proceso de Habilitación como Proveedor Tecnológico y cómo me notifica la DIAN?

Luego de haber realizado la solicitud cargando los documentos que acreditan los requisitos en el servicio informático de factura electrónica de la DIAN, se programa una visita por parte del equipo especializado de la DIAN para la verificación de requisitos.

Posteriormente se analiza la información obtenida en la visita y se emite la resolución dando respuesta a la solicitud. La DIAN dispone de dos (2) meses desde la recepción de la solicitud de habilitación para resolverla.

• ¿Durante cuánto tiempo es vigente la habilitación de la DIAN para los Proveedores Tecnológicos?

La vigencia de la habilitación es por 5 años.

• ¿Cuál es el proceso para la renovación de la habilitación de Proveedor Tecnológico?

La renovación como proveedor tecnológico, deberá ser solicitada en servicio el informático electrónico de validación previa, como mínimo con tres (3) meses de anticipación al vencimiento de la habilitación y/o renovación que fue aprobada.

• ¿Se puede cancelar la habilitación a un Proveedor Tecnológico?

Puede ser de manera voluntaria o derivada de un proceso sancionatorio por parte de la DIAN según lo establecido en el artículo 684-4 del Estatuto Tributario.