Proceso de habilitación y acceso Software gratuito – Documento soporte de pago de nómina electrónica

PASO 1. Ingreso al sistema
Elección tipo de usuario y logueo

Esta funcionalidad te permite ingresar al Sistema con los roles de usuario “Empresa” y “Persona”.
Dentro de la plataforma puedes acceder a todas las funcionalidades que te permiten realizar el proceso para emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica y las notas de ajuste.

Nota
Para Usuarios No Facturadores, remitirse al Manual de Usuario “Proceso Completo para No Facturadores”

Puedes iniciar el proceso de habilitación para emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica siempre y cuando estés registrado en el RUT y hayas hecho
previamente el proceso de habilitación como Facturador Electrónico. Una vez te hayas
registrado y habilitado como Facturador, puedes realizar los siguientes pasos para
acceder:

Si tu tipo de usuario es “Empresa” tienes dos opciones para ingresar:
1. Representante legal:
Para este tipo de ingreso necesitas tener a la mano el Número de documento del Representante Legal y el número del NIT de la Empresa.

Una vez te logueas, automáticamente llega un Token Acceso DIAN al correo electrónico registrado en el RUT del representante legal. Ahora, al hacer click en el enlace puedes ingresar al Sistema de Facturación Electrónica, ten en cuenta que el enlace tiene un límite de tiempo.

2. Usuario Autorizado:
Este tipo de usuario debe crearse desde el perfil general del representante legal. Puedes crear y asociar perfiles a diferentes usuarios registrando sus correos electrónicos, a los cuales llega un mensaje con la contraseña para ingresar.

Una vez el usuario autorizado reciba la contraseña al correo registrado, puedes ingresar por medio del tipo de logueo “Usuario Autorizado”, en el cual debes diligenciar el NIT de la Empresa, el tipo y número de documento del usuario autorizado y la contraseña.

Si tu tipo de usuario es “Persona” tienes sólo una opción para ingresar:
1. A nombre propio:
Para este tipo de ingreso necesitas diligenciar tu Tipo y Número de documento.

Una vez te logueas, automáticamente llega un Token Acceso DIAN a tu correo electrónico registrado en el RUT. Al hacer click en el enlace puedes ingresar al Sistema de Facturación Electrónica, el enlace tiene un límite de tiempo.

Para continuar con el proceso de habilitación de nómina electrónica, revisa el Paso a paso de Usuario: 01. Configuración del servicio gratuito

Paso 1: ingresa al sistema

Para acceder a la plataforma, consulta el Paso a paso de Usuario: “00. Ingreso Sistema Facturación Electrónica – Nómina Electrónica”.

Paso 2: Registro y habilitación

Recuerda que para realizar el proceso de habilitación para el Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica, debes estar registrado en el RUT y haber realizado previamente el proceso de habilitación como Facturador Electrónico.

Una vez ingreses al Sistema de Factura Electrónica en el ambiente de habilitación, encuentras un menú vertical en la parte lateral izquierda en donde tienes varias funcionalidades, entre ellas elige la opción “Registro y habilitación” y luego haz click en “Documentos Electrónicos” para continuar con el proceso.

Al ingresar a esta opción encuentras los tipos de documento del Sistema, una vez allí selecciona “Nómina Electrónica”

Al elegir este tipo de documento, aparecerá el siguiente mensaje:
“¿Desea iniciar el proceso de habilitación para Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste?”, elige “Aceptar” para continuar.

Paso 3: Tipo de participante y configuración modo de operación.

En la pantalla siguiente encuentras las opciones de tipo de participante “Emisor” y “Proveedor de Servicios Tecnológicos”. Para iniciar el proceso como emisor con modo de operación Solución Gratuita, debes seleccionar la opción “Emisor

Al seleccionar este tipo de participante, aparecerá la segunda pregunta en una ventana emergente con el siguiente mensaje:
“¿Desea iniciar el proceso como Emisor de otros documentos electrónicos?”, elige “Aceptar” para continuar

La próxima ventana emergente comunica el siguiente mensaje:
“¿Desea habilitar la transmisión de otros documentos electrónicos en el sistema como Emisor de otros documentos electrónicos?”, elige “Aceptar” para continuar

Paso 4: Asociar modos de operación.

Empieza seleccionando el modo de operación “Solución Gratuita” y da clic en “Asociar”.

Después de asociar el modo de operación, el Sistema te da la opción de ir al Set de Pruebas para habilitarte. Para ver el detalle, debes dar clic en el botón “Set de pruebas”

Paso 5: Set de pruebas

A continuación se muestra el detalle del Set de Pruebas, en donde puedes evidenciar los datos del modo de operación, la información del software y la cantidad total de documentos del Set. Al hacer clic en el botón “Gráfico” puedes acceder a la gráfica de avance de emisión de documentos del Set.

El gráfico te permite evidenciar el grado de avance según los documentos que hayas enviado como parte de tu Set de Pruebas, recuerda que la cantidad mínima de documentos solicitados la puedes encontrar en la sección “Total de documentos aceptados requeridos” del detalle del set de pruebas:

Una vez hayas enviado los documentos mínimos requeridos para superar el set de pruebas, este cambiará de estado en “Proceso” a “Aceptado”.

• Nóminas Individuales
• Nóminas de Ajuste

No es necesario que envíes la cantidad de documentos indicada en el “Total de documentos requeridos”, ya que para superar el set de pruebas solo necesitas enviar de forma exitosa la cantidad de documentos indicada en la sección “Total de documentos aceptados requeridos”.

Una vez hayas enviado los documentos mínimos requeridos para superar el set de pruebas, este cambiará de estado en “Proceso” a “Aceptado”.

De igual forma cuando hayas enviado los documentos mínimos requeridos para superar el set de pruebas el modo de operación pasará de “En Pruebas” a “Habilitado”

Paso 6: Solución Gratuita – Set de pruebas

Una vez que el modo de operación “Solución Gratuita” haya sido asociado, en el menú lateral izquierdo aparecerá la opción ”Iniciar Solución Gratuita”, haz clic allí para entrar a la herramienta.

Antes de iniciar la emisión de los documentos del set de pruebas, debes:
• Verificar que el certificado digital se encuentre activado, puedes revisarlo en el menú desplegable de la parte superior derecha.
• Crear un (1) Trabajador (como mínimo).
• Crear dos (2) Rangos de numeración, uno para nómina individual y otro para nota de ajuste (uno de cada tipo como mínimo).

Notas:

1. El certificado digital gratuito puedes solicitarlo o adicionar para el modo de operación Solución Gratuita
2. Para la creación de trabajadores en el módulo de Nómina Electrónica, por favor revisa el Paso a paso de Usuario “03. Gestionartrabajadores – Nómina Electrónica»
3. La explicación para la creación de los rangos de numeración se encuentra en el Paso a paso de Usuario «04. Rangos de Numeración – Nómina electrónica»

Al finalizar la creación del trabajador y los rangos de numeración, puedes dirigirte a emitir los Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica y Notas de Ajuste necesarias para habilitar el modo de operación y avanzar al ambiente de Producción.
Se recomienda realizar dos (2) documentos soporte de pago de nómina electrónica. Uno con novedad y otro sin novedad. Y para las notas de ajuste tener en cuenta: Una nota de eliminar y una nota para remplazar

Otras funcionalidades para tener en cuenta:

– Rechazo set de pruebas y modo de operación

El set de pruebas se rechaza toda vez que no sea posible lograr la cantidad de documentos aceptados exitosos, indicados en el “Total de documentos aceptados requeridos” de la pantalla del detalle de set de pruebas. 

– Reinicio del set de pruebas

Una vez el modo de operación haya sido rechazado, se habilitará el botón “Reinicio del Set de Pruebas”

Al dar clic sobre el botón, el modo de operación pasa de estado “Rechazado” o “Cancelado” a “En pruebas” o “En proceso”, el estado del set de pruebas cambia de estado de “Rechazado” a “En proceso” y la gráfica del set de pruebas se reinicia con valores en cero

– Botón sincronizar al ambiente producción

En caso de que el usuario no pueda evidenciar dentro del ambiente de producción el traslado del modo de operación con el cual se habilitó en el ambiente de habilitación, debes dar clic al botón “Sincronizar a producción”, para así migrar a producción manualmente.

– Eliminación de modo de operación

Los modos de operación únicamente pueden eliminarse si se cumplen las siguientes condiciones:

1. Cuando el estado del modo de operación es “En pruebas” o “En proceso”.
2. Si el usuario tiene dos (2) o más modos de operación en estado “Habilitado”, puede eliminar los modos de operación que quiera siempre y cuando quede al menos uno (1) en estado “Habilitado”.

En la sección “Listado de modos de operación asociados”, encuentras al final de cada modo de operación un ícono con una “X” en la columna acciones. Al dar clic eliminas el modo de operación teniendo en cuenta las condiciones anteriores.

Al ingresar a la Solución Gratuita encuentras la pantalla de inicio en la cual podrás elegir el botón con los documentos electrónicos que quieras emitir. Puedes seleccionar cualquiera para ingresar al módulo individual en el que puedes emitir, editar y consultar documentos electrónicos. En el lado superior derecho encuentras el menú desplegable con las opciones “Solución gratuita”:

Datos de Usuario

En esta opción el sistema carga una pantalla donde visualizas información de la empresa/persona, puedes editarla dando clic en el botón inferior “editar información

Ahora te encuentras con la ventana emergente para la empresa/persona, allí el sistema te muestra cuales campos puedes editar y cuales están inhabilitados.
Además ten en cuenta que todos los campos que están marcados con un asterisco (*) son obligatorios; te recomendamos no olvidar los datos en estos campos ya que el sistema impide guardar la información si no están completos.

En la última sección de la ventana memergente para modificar los datos, encuentras la funcionalidad para cargar el logo de la empresa/persona.

Una vez terminas de ajustar los datos y el logo, puedes dar clic en el botón “guardar”. Te aparecerá el mensaje “la actualización fue realizada correctamente.”

Bandeja de notificaciones

En esta bandeja se muestra las notificaciones que has recibido en relación con algunas funcionalidaes del sistema como lo son:

Notificaciones Ambiente de Habilitación:

– Configurar modos de operación
– Rechazo del Set de pruebas
– Aprobación del set de pruebas

Notificaciones Ambiente de Producción:
– Traslado de certificado digital al ambiente de Producción
– Recordatorio para cargar Rangos de Numeración
– Creación de empleados
– Vencimiento del certificado digital
– Vencimiento de la autorización de numeración
– Numeración por terminar
– Documentos Emitidos relacionados con F.E
– Descarga de Listados
– Carga de Listados

Certificado digital
Para solicitar tu certificado digital,accedeala opción Solución Gratuita donde puedes configurarlo.
Recuerda que el certificado te permite firmar cualquier documento electrónico que emitas a manera de prueba en el ambiente de habilitación,como los que emitas en el ambiente de producción.

Al ingresar por primera vezala pantalla de configuración encuentras los botones «+ Adicionar certificado» y «Solicitar Certificado Gratuito».Si solicitas el certificado gratuito, en próximos ingresos solo te aparece la opción de»Adicionar certificados».

En la opción»+Adicionar certificado»el Sistema te permite cargar nuevos certificados y en la opción»Solicitar Certificado Gratuito»puedes recibir de manera gratuita un certificado digital que la DIAN tiene para ti.

Nota:
Ten presente que la solicitud solo puedes realizarla al seleccionar el modo de operación»Solución Gratuita».Este certificado únicamente te sirve para usarlo dentro de la herramienta.
Los pasos para solicitar tu certificado digital son los siguientes:
1. Diligenciar el formulario de solicitudatravés de la solución gratuita.
2. Recibir el correo por parte de la entidad certificadora.
3. Ingresar al link de activación recibido en el correoyseguir los pasos.
4. Al finalizar con el proceso con la entidad certificadora,debes esperaraque te
carguen el certificado digital.
5. Cargar la documentación solicitada según corresponda para persona jurídicaonatural

• Al sincronizar al ambiente de producción,el certificado que solicitaste en el ambiente de habilitación migra al ambiente de producción.
• En la lista de registros puedes buscar por NIT y encontrar los detalles de cada certificado.

Cambio de contraseña para usuario autorizado

Si eres un usuario autorizado para ingresar al Sistema,puedes modificar la contraseña inicial que recibiste a tu correo en esta opción dentro de la Solución Gratuita. No olvides que la configuración de usuarios y perfiles autorizados para ingresar al Sistema se encuentra ubicada en el menú principal del catálogo.

Cerrar sesión

Acá podrás salir del Sistema de manera segura.

RANGOS DE NUMERACIÓN SOLUCIÓN GRATUITA NÓMINA ELECTRÓNICA
PASO 1. Configuración»Rangos de Numeración» Dirígeteala franja superior azulybusca»Configuración»,una vez des clic selecciona la opción»Rangos de Numeración».Al ingresar al módulo»Rangos de Numeración»puedes buscar,crear,modificar,activar/inactivar y eliminar rangos de numeración.

PASO 2. Crear nuevo rango de numeración Para crear un nuevo rango de numeración en la Solución Gratuita, dirígete al botón»Crear nuevo+».

Haz clic sobre el botónyel Sistema abrirá la ventana emergente «Adicionar Rangos de numeración» en la cual encuentras un formulario con la siguiente información:

Ten en cuenta que todos los campos que están marcados con un asterisco(*)son obligatorios; te recomendamos no olvidar los datos en estos campos ya que el sistema no te permite guardar la información si no están completos.

Al finalizar da clic en el botón»Guardar»yel trabajador que creaste, quedará registrado. Puedes consultar el registro en la tabla inferior con la ayuda del filtro de búsqueda.

PASO 3. Filtro de Búsqueda Para Rangos de Numeración
Puedes realizar búsquedasatravés del Prefijo o Tipo de Documento,con tan solo un filtro puedes realizar la búsqueda.

Si no se encuentran resultados,el sistema mostrara el siguiente mensaje»Ningún dato disponible en esta tabla»

2. Agregar
Al seleccionar el botón»Crear nuevo»,ubicado en la parte superior derecha de la tabla de rangos de numeración,se  mostrará una ventana emergente con el nombre de «Adicionar rangos de numeración»en la que se mostrará la siguiente información:

Una vez suministrados los datos se deberá dar clic en el botón»Guardar»para que la información sea guardada en la base de datos.Si se elige la opción de»Cancelar»el sistema
no generar ningún cambioycerrará la ventana.

Listado de registrosyAcciones Cada vez que crees rangos,se registran en el listado de registros.

Puedes hacer varias acciones en el listado:

Inactivar/Activar:cuando en el listado el rango de numeración se encuentre «Activo»,puede ser visto y utilizado en los formularios de Nómina Individual y Notas De Ajuste. Sucede lo contrario al»Inactivar»al rango de numeración.

Editar: esta acción te permite modificar la información de cualquier campo del rango de numeración.

Eliminar:te permite eliminar cualquier rango de numeración.

NOTA:

Si el usuario ha consumido numeración,el rango no se podrá eliminar. Rangos de Numeración
Una vez ingrese el usuarioala solución gratuita,en el menú de nómina en la opción de configuración,encontrará la opción de Rangos de numeración.Al ingresaraesta pantalla, se podrá buscar,crear,modificary/oeliminar la numeración.

1. Búsqueda

En esta opción podrá el usuario realizar la consulta por los siguientes campos:

El sistema permitirá ingresar alguna de las dos opciones para realizar la consulta, los resultados se mostrarán en la parte inferior de la pantalla con el registro creado más reciente en primer lugar

3. Activar e inactivarEn la parte inferior de la pantalla se mostrarán los registros creados para el usuario o empresa

En cada registro en la parte derecha de la pantalla se podrá ver la opción de Activar o Inactivar,al seleccionar esta opción el sistema le mostrará el siguiente mensaje»¿Está seguro de que desea inactivar/activar el Rango? Si lo
inactiva no será un rango habilitado para generar documentos»

4. Eliminar numeración Cuando el usuario seleccione la opción de eliminar numeración el sistema le generará el
siguiente mensaje»¿Está seguro de que desea eliminar el Rango de numeración?»

En este caso el sistema solo permitirá eliminar numeración que no se haya utilizado,si el usuario trata de eliminar un rango de numeración que este en uso le mostrará el siguiente mensaje»El rango seleccionado ya ha sido usado,solo es posible editarloy/o Inactivarlo»para este caso se deber dar clic en la X para poder salir de la pantalla.

5. Editar numeración:

Cuando el usuario seleccione el ícono de editar, se presentará una ventana emergente titulado: Editar rango de numeración.En esta pantalla solo se podrá modificar los siguientes campos:

– Número hasta
– Número actual

Para aplicar los cambios,se presenta el botón de ‘Actualizar’ . Si la persona no quiere modificar los valores,tendrá que dar clic en ‘Cancelar’

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