Lo expides como comprador para documentar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN, cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a facturar.

Lo emites si eres comprador del bien o el servicio

Si como vendedor del bien o prestador del servicio no tienes obligación de expedir factura de venta, el comprador podrá generar el Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente para documentar la transacción, contabilizarla y si es del caso, soportar costos, deducciones, o impuestos descontables.

Estás obligado si adquieres un bien o servicio cuando haces compras o adquieres servicios a un proveedor no obligado a expedir factura de venta, para que puedas documentar la transacción y tener el soporte de costos, deducciones, o impuestos descontables, para tus declaraciones tributarias.

Te permite documentar las operaciones cuando se realizan con proveedores no obligados a emitir factura o documento equivalente. Así soportas adecuadamente costos, deducciones, o impuestos descontables en estas adquisiciones.

Según lo indicado en la Resolución 000167 de 2021 los requisitos son:
1. Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar».
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
6. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.
8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa
Especial Dirección de Impuestos y Aduanas – DIAN
9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS

La DIAN ya realizóel ajuste en el Sistema Informático Electrónico de Numeración para que puedas solicitar los rangos de numeración para el documento soporte en adquisiciones con no obligados a emitir factura o documento equivalente. Como se indicó en el Comunicado No. 55 del 21 de julio de 2020, el cual informa que se hará exigible el requisito del numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 42, a partir del 15 de agosto de 2020.
La generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, deberán implementarse a más tardar el dos (2) de mayo de 2022. Cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades, de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
Transmisión para la validación ante la DIAN
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, deberá transmitirse para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, así:
1. En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se
adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o
documento equivalente.
2. A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las
operaciones acumuladas semanalmente, que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente. 

Inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas
de ajuste, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, el sujeto dispone de un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico.
Inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto Si se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto, que impiden la transmisión de la información, este deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.
Puedes consultar más información sobre el “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente” en la Resolución No. 000167 del 30 de diciembre de 2021