Preguntas frecuentes reglas de validación
que se activan a partir del 1 de agosto 2020
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Preguntas frecuentes reglas de validación que se activan a partir del 1 de agosto 2020
1. Desde el 23 de julio la plataforma de habilitación no permite enviar la responsabilidad fiscal O-99, en el anexo técnico se definió que a partir del 1 de agosto quedan vigentes solo 5 responsabilidades donde la O-99 no está. ¿La pregunta es si luego de esta fecha la plataforma de producción generar rechazo o notificación si se sigue enviando la O-99?
Respuesta: Se informa que con la publicación de la resolución 042 y el anexo técnico 1.7- 2020 donde se relacionaron los cambios y/o ajustes que aplicarían a partir del primero de agosto, sobre el numeral 6.2.7 del mismo se informan los códigos a aplicar:
| Código | Significado |
| O-13 | Gran contribuyente |
| O-15 | Autorretenedor |
| O-23 | Agente de retención IVA |
| O-47 | Régimen simple de tributación |
| R-99-pn | No responsable |
Dicho lo anterior sobre el ambiente de operación/producción se aplicarán los anteriores códigos a partir del primero de agosto a las 00:00 hrs, lo cual generará RECHAZO si se informa un código diferente a los establecidos.
2. ¿Qué pasa si tengo un cliente que tiene diferentes sucursales todas con el mismo correo, pero por control deben recibir en diferentes correos?
Respuesta: Debe ser un único correo de recepción para cada facturador electrónico, el asunto de dicho correo se compone de los siguiente campos : NIT del Facturador Electrónico; Nombre del Facturador Electrónico; Número del Documento Electrónico (campo cbc:ID); Código del tipo de documento según tabla 6.1.3.; Nombre comercial del facturador; Línea de negocio (este último opcional, acuerdo comercial entre las partes), este último valor es parametrización del negocio, en la distribución de la lista de correos al interior de la organización.
3. ¿Lo nombres de PDF hay un estándar?
Respuesta. Los nombres corresponden a acuerdos entre las partes.
5. ¿Se tiene planeado actualizar las responsabilidades fiscales de los RUT solo con las 5 que se van a manejar en FE?
Respuesta. Esta información es utilizada para efectos de facturar electrónicamente y no requiere ser actualizada en el RUT.
6. En dónde se pueden encontrar ejemplos de AttachedDocument y del registro de eventos ApplicationResponse como “Rechazo de Documento”, “Aceptación Expresa de Documento”, ¿” Documento rechazado por la DIAN” ya que en la caja de herramientas en la sección de ejemplificaciones, de ejemplos” no se encuentran?
Respuesta. En este momento no se cuentan con estas ejemplificaciones en la caja de herramientas, posteriormente se incluirán.
7. En el Attach Document se encuentra esta etiqueta <cbc:ValidationResultCode>02</cbc:ValidationResultCode> ese código en el anexo dice ejemplo, pero no dice de donde sale y hay proveedores que rechazan el documento por esto, es causal de rechazo de un documento.
Respuesta: Esta situación no es causal de rechazo. El valor se toma del campo ApplicationResponse/cac:DocumentResponse/cac:Response/cbc:ResponseCode del ApplicationResponse que da la DIAN con la aprobación del Documento Electrónico
8. Se puede poner cualquier valor según el anexo que dice ejemplo y no tiene una tabla definida
Respuesta: El valor debe salir de: ApplicationResponse/cac:DocumentResponse/cac:Response/cbc:ResponseCode
9. El artículo 55 de la Resolución 0042 del 5 mayo de 2020. Documento soporte en adquisiciones efectuadas, ya que en el comunicado de prensa 55 publicado el 21 de Julio, se entiende que esta regulación sólo aplica para los no obligados a facturar electrónicamente, pero en el Decreto 358 de 2020, se entiende que es para los obligados a facturar que tengan adquisiciones a los no obligados. ¿Cuándo y quien debe expedir el documento?
Respuesta: Es el documento que usa para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente. Quien lo expide es el comprador del bien y/o servicio.
10. Si un cliente expide documentos equivalentes, esos documentos equivalentes deben llevar su propia resolución de numeración, ¿Y al igual el documento equivalente debe volverse electrónico?
Respuesta. Se debe cumplir con los requisitos que están consignados en la resolución 042 para cada documento equivalente. El servicio electrónico de numeración permite la generación de rangos para factura electrónica de venta, factura de venta de talonario o de papel, documento soporte en adquisiciones a no responsables de facturar y numeración para Documentos equivalentes, expedido por las máquinas registradoras con sistema POS.
En el artículo 37 de la resolución 042 se estable el Documento Equivalente Electrónico el cual debe implementarse antes del próximo 30 de junio de 2021.
11. ¿Cómo se debe manejar el tipo de operación consorcio para los emisores que requerían reportar el porcentaje de participación de los emisores?
Respuesta. El tipo de operación consorcio se eliminó, pero el grupo de información para consorcios y uniones temporales sigue vigente en el anexo y XML en el grupo ShareholderParty
12. La diferencia en redondeos (discrepancia) no tiene validaciones ni obligatoriedad? PayableRoundingAmount.
Respuesta: El elemento PayableRoundingAmount. se utiliza en los casos en que las empresas quieran reportar la diferencia en los redondeos aplicados en las operaciones realizadas a nivel de línea.
13. Se presenta una notificación cuando no se asigna un prefijo a una factura, la solución hasta el momento es que el facturador solicite resoluciones con prefijo para evitar esta notificación.
Respuesta: Fue una situación que se estaba presentando y el ajuste ya se hizo en producción.
14. ¿El anexo permite reflejar el porcentaje cuando es una transacción de múltiples adquirientes para receptor de factura electrónica, Tiene que hacer algún proceso de validación y reportar algo a la DIAN?
Respuesta. Si, se puede reportar multiadquirente con el porcentaje de compra de cada uno de estos.
15. ¿Qué pasa con las notas crédito y débito cuando la DIAN está en contingencia? Normalmente se reemplaza cbc:InvoiceTypeCode de tipo 01 a 03, pero qué pasa con las 91 y 92. ¿Se puede entender que no se emiten notas crédito y débito en este periodo de contingencia y se emiten cuando DIAN esté en línea? «Como se mencionó anteriormente, si las notas crédito o débito no tienen esquema de contingencia, por lo tanto, las mismas se deben generar en la operación normal.»
Respuesta: Según se informa sobre el numeral 5.1 Por parte del Facturador Electrónico – Tipo 03. Para los documentos de notas crédito y notas débito, el facturador NO debe usar la numeración de contingencia, sino el consecutivo propio normal. Las notas enviadas a la DIAN serán validadas de manera normal en la DIAN. Por lo anterior, no existe el concepto de nota en contingencia, es decir las validaciones de las notas son las establecidas en el Anexo y deben ser generadas atendiendo las especificaciones del presente anexo.
En este caso las NC/ND deben ser generadas una vez se restablezca la plataforma.
16. Una vez que se cumplen las definiciones de la DIAN para declarar contingencia Tipo 04 por 30 minutos, y la DIAN dura 15 min no disponible. ¿Qué pasa con las facturas que se emitieron en los 15 minutos restantes? ¿Estas no estarán en los periodos de contingencia de la DIAN?
Respuesta. Como dispone el numeral 5.2, cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte de la DIAN – Tipo 04, se debe validar cada 30 Minutos la disponibilidad de los servicios de la DIAN pero en estos casos el facturador debería tener un servicio que consulte el restablecimiento de los servicios de la DIAN por lapsos de tiempos que cada facturador establezca, si los servicios de la DIAN ya están arriba dentro de los primero 30 minutos ustedes pueden.
- Normalizar la facturación, transmitir normalmente con validación previa
- Esperar los 30 Minutos establecidos por la DIAN y normalizar la facturación. En estos casos tendrán que transmitir estas facturas en los tiempos establecidos en la resolución.
17. Cómo se debe trabajar el impuesto al teléfono? si es un impuesto que no se aplica por línea de detalle, aunque la Dian lo exige de esa manera en la estructura de sus documentos.
Respuesta: En el numeral 6.2.2 del anexo técnico Tributos: cac:TaxScheme/ID, ac:TaxScheme/Name se dispone del código ZZ para incluir los impuestos. Es responsabilidad del facturador electrónica disponerlo si es a nivel de línea o de cabecera.
18. ¿Actualmente ya se pueden implementar las nuevas responsabilidades fiscales en producción no se generaría rechazo ni notificación?
Respuesta. Las cinco responsabilidades están incluidas dentro de las 115 responsabilidades anteriores, en este caso si utilizan las cinco responsabilidades de la tabla el sistema no generaría rechazo.
19. ¿Respecto al nombre de los archivos algunos PT piden que los nombres de los 2 archivos se llamen igual y están rechazando las facturas, que se debe hacer en este caso?
Respuesta: Con respecto a los Filenames de los archivos transmitidos entre las partes es responsabilidad de los mismos establecer los nombres de los archivos.
20. ¿Se tiene alguna fecha estimada para la publicación del anexo técnico del registro de la factura electrónica considerada como título valor?
Respuesta. La DIAN está trabajando para disponerlo, lo cual debe ocurrir en los siguientes meses.
21. ¿Se puede dejar el comodín O-99 por al menos unos 15 días más?
Respuesta. No es posible, los valores ya están establecidos desde el 5 de mayo.
22. ¿Cuándo se estima que estará la documentación legal para el envió de eventos de aceptación y rechazo?
Respuesta. Desde el 5 de mayo ustedes pueden utilizar los eventos dispuestos en el anexo técnico 1.7-2020, numeral 3.4. Registro de evento: ApplicationResponse, tener presente cuando se publique el RADIAN el cual normará la parte conceptual de los eventos.
23. ¿Cómo se debe proceder cuando un PT receptor de documentos, los rechaza, porque quiera campos específicos, pero ya definidos por DIAN, o mismo que los archivos dentro del ZIP tengan nombres específicos?
Respuesta. Esta situación debe corresponder a un acuerdo que se debe dar entre las partes involucradas, la DIAN no tiene competencia sobre esto.
24. El archivo .zip de los documentos soporte que está incluido dentro del .zip principal, debe tener un nombre de archivo con alguna estructura definida? o es criterio de cada PT el nombre de ese .zip adjunto porque si los cambios rigen a partir del 1 de agosto, ya están en producción por parte de la DIAN?
Respuesta. Para la definición de los Filenames de los archivos transmitidos, pueden acordarse entre vendedor y comprador, las condiciones para definirlos.
25. El comunicado de prensa 55, Numeración de documentos soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, ¿cómo aplica para las empresas obligadas?
Respuesta: El documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar se usa para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente. Quien lo expide es el comprador del bien y/o servicio.
26. Para el sector salud se debe reportar los valores por concepto de copagos y cuotas moderadoras. En que parte de anexo técnico 1.7 podemos encontrar información al respecto?
Respuesta. El campo en el cual se pueda ingresar la información de los copagos y/o cuotas moderadoras, no está explícito en el anexo técnico, sin embargo, se puede ingresar en el grupo PrePaidPayment, mientras el Ministerio de Salud define la reglamentación correspondiente.
27. ¿Las empresas operadoras de libranza que realizan facturas de venta para los intereses deben facturar electrónicamente por el concepto de intereses?, ellos son responsables de IVA, pero solo generan una factura al mes que tienen Iva, el resto son intereses de créditos libranza ¿Están obligados a facturar electrónicamente los dos conceptos o solo intereses? Estas entidades no son cooperativas y no son entidades del sector financiero.
Respuesta. Los conceptos de ingresos por los cuales es obligatorio expedir factura de venta es la venta de bienes y/o la prestación de servicios, tal como lo establece el artículo 615 de Estatuto Tributario.
28. ¿Cómo se debe enviar el application response de los eventos de Acuse Recibo, Aceptación o Rechazo, también en él? Zip, los obligados a facturar que reciben facturas están rechazándolas por los nombres de PDF?
Respuesta. Para la definición de los Filenames de los archivos transmitidos, pueden acordarse entre vendedor y comprador, las condiciones para definirlos.
29. ¿Desde cuándo está disponible la opción de facturar electrónicamente a consumidor final?
Respuesta. Esta opción de facturar electrónicamente a Consumidor final está disponible desde el pasado 05 de mayo del 2020, fecha de publicación de la resolución 042 y su anexo técnico.
30. ¿Respecto del elemento Delivery en dónde se enviará la fecha de entrega de los bienes? ¿Será necesario enviar también junto con esa fecha la información de la dirección de la entrega?
Respuesta: Si se debe enviar la información de la dirección de entrega.
31. Los prefijos superiores a longitud 4, serán rechazados a partir del 01/08?
Respuesta. Según el art. 39 de la resolución 042 el prefijo debe estar compuesto por máximo 4 caracteres alfanuméricos.
32. Mientras se publica cómo se manejará el registro de los eventos como notificación del pago total o parcial de la factura electrónica.
Respuesta. Se dispone como eventos el acuse, la aceptación expresa o el rechazo de la factura, los demás eventos serán reglamentados en el RADIAN.
33. ¿Una entidad del orden territorial como una gobernación que no está obligada a facturar con IVA, su régimen tributario cual sería?
Respuesta: Se dispone para los elementos cac:TaxScheme/ID, cac:TaxScheme/Name los valores ZY -No causa, como valor comodín.
34. Las responsabilidades de la tabla aplican tanto para obligado a facturar como para adquiriente.?
Respuesta. Las tablas de responsabilidad son aplicables tanto a facturador como adquirente.
35. Las especificaciones técnicas para la emisión electrónica del Documento Soporte expuesto en el artículo 55 de la res. 42 cuando se entregarán?
Respuesta. El equipo técnico de la DIAN está trabajando en esa definición y se comunicará oportunamente.
36. ¿Cuándo tienen planeado iniciar con la recepción de estos documentos?
Respuesta. El equipo técnico de la DIAN está analizando el momento en el cuál es oportuno implementar esta obligación.
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