Documentos para el diligenciamiento de la declaración
Aspectos generales de la Declaración de Renta y Complementario
El contenido, diligenciamiento y soportes para la elaboración de la declaración de Renta dependen del tipo de obligación que debe cumplir la persona natural, considerando que si está obligada a llevar contabilidad debe aplicar las disposiciones tributarias con base en las reglas del devengo. Si la persona natural no está obligada a llevar contabilidad, aplican las reglas de realización.
La persona natural debe tener en cuenta que si está obligada a llevar contabilidad u optó por llevar contabilidad deberá, antes de presentar la declaración de renta, diligenciar y presentar la conciliación fiscal con el formato 2517, de acuerdo con lo que determinó la Resolución 000071 del 28/10/2019, modificada con la Resolución 000027 del 24/03/2021.
El reporte de conciliación fiscal deberá ser diligenciado y presentado a través de los servicios digitales de la DIAN, por los contribuyentes del impuesto sobre la Renta y complementario, obligados a llevar contabilidad o quienes de manera voluntaria decidan llevar contabilidad, y que declaren en el formulario 210, cuyos ingresos brutos fiscales obtenidos en el periodo gravable objeto de conciliación sean iguales o superiores a 45.000 UVT. En los demás casos, el formato deberá ser diligenciado previamente a la presentación de la declaración del impuesto sobre la Renta y complementario y tenerlo a disposición de la DIAN cuando lo requiera.
Documentos requeridos para el diligenciamiento de la declaración de Renta
A continuación, se enuncian algunos de los documentos que debe tener a disposición y en sus archivos personales para el diligenciamiento de la declaración, pueden existir otros no relacionados y se debe conservar la totalidad de los soportes.
Documento indispensable
Copia del certificado de inscripción en el RUT debidamente actualizado, de ser necesario.
Documentos para determinar el patrimonio
Requiere tener a disposición los documentos en los que consten la titularidad de los bienes, los derechos e inversiones y los que respaldan las deudas, con valores certificados a 31 de diciembre de 2022. A continuación, se provee una lista informativa:
| · Certificados o extractos de los saldos de las cuentas de ahorro y corrientes emitidos por las entidades financieras. |
| · Certificados de las inversiones emitidos por las entidades donde se constituyó la inversión, por ejemplo: CDT, bonos, derechos fiduciarios, inversiones obligatorias, entre otras. |
| · Declaración o estado de cuenta, de impuesto predial de los bienes inmuebles que posea. |
| · Escrituras de adquisición de los bienes inmuebles y/o certificados de instrumentos públicos. |
| · Factura de compra o documento donde conste el valor de adquisición de los vehículos. |
| · Relación de los muebles, enseres, maquinaria y equipo, por su valor de adquisición más adiciones y mejoras |
| · Avalúo técnico de los bienes incorporales tales como good will, derechos de autor, propiedad industrial, literaria, artística, científica y otros. |
| · Letras, pagarés, hipotecas y demás documentos que respalden cuentas por cobrar y obligaciones o deudas, conforme a los requisitos de ley. |
Documentos para determinar los ingresos
Requiere tener a disposición los documentos en los que consten los ingresos que recibió durante el año gravable 2022, de conformidad con los artículos 27 y 28 del Estatuto Tributario, entre otros que sean aplicables dependiendo de sus actividades económicas.
| · Certificado de ingresos y retenciones por pagos laborales y rentas de trabajo en general. |
| · Cálculo del promedio de salario recibido de los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha del pago de las cesantías e intereses sobre las mismas. |
| · Certificado de salario básico, siempre y cuando haya tenido la calidad de oficial o suboficial de las Fuerzas Militares o de la Policía Nacional o agente de la Policía Nacional. |
| · Certificado de la bonificación por retiro voluntario, siempre y cuando sea ciudadano colombiano que haya integrado las reservas de oficiales de primera y segunda clase de la Armada Nacional, y se haya desempeñado en las actividades señaladas en el artículo 22 de la Ley 44 de 1990, es decir, actividades de navegante, oficial o tripulante en empresas marítimas nacionales se transporte público o de trabajos marítimos especiales. |
| · Certificado de indemnizaciones por accidentes de trabajo o de enfermedad, maternidad, gastos de entierro del trabajador, seguro por muerte y compensaciones por muerte de miembros de las Fuerzas Militares y Policía Nacional. |
| · Certificado de la prima especial y la prima de costo de vida de qué trata el Decreto 3357 de 2009 para los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores. La misma documentación respecto a la prima especial y la prima de costo de vida de los servidores públicos de las plantas en el exterior que, aunque presten sus servicios fuera de Colombia, sean residentes fiscales en el país, de conformidad con el numeral 2 del artículo 10 del Estatuto Tributario. |
| · Certificados de indemnizaciones sustitutivas de la pensión o devoluciones de saldos de ahorro pensional. |
| · Certificados de Ingresos por concepto de honorarios, comisiones y servicios. |
| · Certificados de los rendimientos financieros pagados durante el año, expedidos por las entidades correspondientes. |
| · Certificado de pago de recompensas. |
| · Certificado de dividendos y participaciones recibidos durante el año, expedidos por las sociedades de las cuales es socio o accionista. |
| · Certificados de pagos de indemnizaciones por seguros de vida. |
| · Certificados de ingresos recibidos durante el año por concepto de utilidades repartidas por sociedades liquidadas. |
| · Certificados de ingresos recibidos por concepto Incentivo a la Capitalización Rural, ICR o AIS. |
| · Certificados de pagos por concepto de alimentación, efectuados por tu empleador. |
| · Certificados expedidos por las autoridades competentes que respalden exenciones para extranjeros contempladas en tratados o convenios internacionales. |
Documentos para determinar los pagos que constituyen deducciones, gastos procedentes y descuentos
Requiere tener a disposición los documentos en los que consten los pagos efectuados en el año 2022 y que tengan relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con la actividad generadora de renta, o aquellos certificados que le otorgue beneficios fiscales (deducciones y rentas exentas), entre los cuales se destacan:
| · Certificado de pagos de intereses por préstamos para adquisición de vivienda. |
| · Certificados por pagos de salud. |
| · Certificados por inversiones, centros de reclusión, en mantenimiento y conservación de obras audiovisuales, en librerías, proyectos cinematográficos y otros. |
| · Certificados por donaciones a la Nación, departamentos, municipios, distritos, territorios indígenas y otros. |
| · Relación de facturas de gastos, indicando el valor total. |
| · Relación de los pagos efectuados a sus empleados por concepto de sueldos, bonificaciones, vacaciones, cesantías y otros. |
| · Certificados de los pagos realizados por concepto de aportes a las cajas de compensación, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF, empresas promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, fondos de pensiones y otros. |
| · Pagos por concepto de impuestos de Industria y Comercio, Avisos y Tableros y Predial. |
| · Certificados de las donaciones e inversiones que haya efectuado durante el año. |
| · Todos los documentos que respalden ingresos, costos, deducciones, patrimonio, emitidos por las entidades o personas competentes. |
| · En los casos que se requiera, la certificación para acreditar la deducción por dependientes económicos. |
Costos y gastos procedentes trabajadores independientes
De conformidad con el numeral 4 del artículo 336 del Estatuto Tributario, establece que “4. En la depuración de las rentas no laborales y las rentas de capital se podrán restar los costos y los gastos que cumplan con los requisitos generales para su procedencia establecidos en las normas de este Estatuto y que sean imputables a estas rentas específicas.
En estos mismos términos también se podrán restar los costos y los gastos asociados a rentas de trabajo provenientes de honorarios o compensaciones por servicios personales, en desarrollo de una actividad profesional independiente. Los contribuyentes a los que les resulte aplicable el parágrafo 5 del artículo 206 del Estatuto Tributario deberán optar entre restar los costos y gastos procedentes o la renta exenta prevista en el numeral 10 del mismo artículo”.
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