En la solicitud OEA se debe especificar:

La categoría OEA a la que desea aplicar: 

• Seguridad y Facilitación

• Seguridad y Facilitación Sanitaria 

Tipo de usuario para el cual desea aplicar: 

• Exportador

• Importador

• Agencia de aduanas

• Instalaciones Portuarias y Operadores Portuarias

Para Exportadores se debe diligenciar la solicitud de autorización en el Formulario F020 a través del servicio informático electrónico. Consulte la cartilla en: https://bit.ly/2Sr4LaK

Para Importadores y Agencias de Aduanas e instalaciones portuarias y operadores portuarios, se debe diligenciar la solicitud de autorización en el Formulario F020 en forma manual, descargándolo en:  

https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/solicitudautorizacion.aspx  

Tener en cuenta que tanto la solicitud OEA electrónica como la manual, deben estar firmadas por el representante legal de la empresa.

Teniendo en cuenta la política e iniciativa de uso eficiente de los recursos en la contribución a la cultura de “Cero Papel» que adelanta la Entidad, los documentos deberán ser allegados en dispositivos electrónicos de almacenamiento de datos o de Información.

Por ser el idioma oficial, todos los documentos deben estar en español.

Para facilitar su trámite se deben radicar digitalmente ante la DIAN la totalidad de los documentos soporte organizados de la siguiente manera:

I – DOCUMENTOS SOPORTES BÁSICOS:

1.    Información financiera: estados financieros de los últimos tres (3) años anteriores a la presentación de la solicitud;

Guía: La información financiera comprende el conjunto de los estados financieros de acuerdo al marco contable que le corresponda, suscritos por el representante legal, contador y revisor fiscal, con corte a 31 de diciembre de los tres (3) años anteriores a la fecha de radicación de la solicitud, los cuales deberán estar acompañados por sus políticas contables, notas explicativas, revelaciones e informe de Gestión y Revisor Fiscal.

Recuerde que con NIIF los estados financieros son:  

• Estados Financieros completos, comparativos y no consolidados de la compañía, debidamente suscritos por el Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal, con corte a 31 de diciembre de los tres (3) últimos años a la fecha de radicación de la solicitud, los cuales deben estar acompañados por sus políticas contables, notas explicativas, revelaciones e informe de gestión y revisor fiscal, teniendo en cuenta lo previsto en la Ley 1314 de 2009 y los decretos reglamentarios 2784 del 28 de diciembre de 2012, 3023 y 3024 de 2013. 
  NOTA: La Circular Externa 115-000004 del 3 de noviembre de 2011 de la Superintendencia de Sociedades, en el literal b, numeral 4.1.1. señala que las sucursales de sociedad extranjera no están obligadas a presentar un informe de gestión sobre el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor. 

• Copia de la Certificación de los Estados Financieros de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud, conforme a lo previsto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.  

• Relación de accionistas con participación individual superior al 30% en los casos de sociedades anónimas abiertas, certificado por el revisor fiscal cuando a ello hubiere lugar.  
  En los demás tipos de sociedades comerciales o uniones mercantiles de cualquier naturaleza contempladas en el Código de Comercio, se deberá allegar la relación completa de accionistas certificada por revisor fiscal discriminando socios y/o accionistas con los respectivos NIT y/o números de cédula y participación accionaria de cada uno.  

En el caso de un socio – accionista extranjero que no se relacione con NIT nacional, allegar copia del documento equivalente al Registro Mercantil de constitución de la compañía soportado con la copia de los documentos del cumplimiento del registro de inversión extranjera directa en el país. 

2.    Organigrama de la empresa; 

3.    Mapa de Procesos que incluya mínimo los procesos misionales, estratégicos, de apoyo y de control;  

4.    Diagramas de flujo de las cadenas de suministro internacional; que incluya razón social y número de identificación de los principales actores que intervienen en la cadena de suministro internacional; 
Guía Importador: La descripción de la cadena de suministro internacional para importación debe contener detalladamente los sitios de embarque en el exterior, sitios de llegada en el país (en cada modo de transporte: marítimo, aéreo y terrestre), el lugar de arribo o posterior descargue y entrega en sus propias instalaciones o en un operador logístico o en un cliente. Debe contener en cada distribución física los intervinientes, esto es, los transportadores, operadores logísticos, agencias de aduana, terceros, etc. Preferiblemente solicite o haga un mapa de la cadena.     
Guía Exportador: La descripción de la cadena de suministro internacional para exportación debe contener detalladamente los sitios de cargue en el país, el lugar de embarque (en cada modo de transporte: marítimo, aéreo y terrestre) o desde sus propias instalaciones o desde un operador logístico o desde un tercero que realice una operación critica ejemplo producción empaque, hasta el lugar de embarque en el exterior. Debe contener en cada distribución física los intervinientes, esto es, los transportadores, operadores logísticos, agencias de aduana, terceros, etc. Preferiblemente solicite o haga un mapa de la cadena.  
5.    Copia del Último informe de auditoría externa relacionado con gestión de seguridad, si cuenta con él;  
6.    Matriz de riesgo por procesos;  
7.    Documentos que describan los procedimientos para: selección de asociados de negocio, selección de personal vinculado y acceso físico;  
8.    Autoevaluación de cumplimiento de condiciones y requisitos debidamente diligenciada en el formato dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el portal web del Operador Económico Autorizado;
9.    Listado de cargos críticos que incluya: nombre, identificación y cargo que desempeña en la empresa. Además, informar el nombre, cargo, identificación y datos de contacto del representante líder del Operador Económico Autorizado y suplente.  
Se entenderá presentada la solicitud cuando la misma haya sido recibida y se le haya asignado un número de solicitud, y los documentos soporte señalados hayan sido radicados en su totalidad ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.  
En caso de no entregarse la totalidad de los documentos soportes, se requerirá al solicitante por una sola vez para que dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la comunicación, los allegue. 

II – DOCUMENTOS SOPORTES COMPLEMENTARIOS QUE FALICITAN Y AGILIZAN EL TRAMITE DE LA VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES Y REVISIÓN DE LAS AUTORIDADES DE CONTROL:

Con el objeto de consolidar la verificación de las condiciones por parte de las Autoridades de Control de acuerdo con el marco de sus competencias se sugiere aportar lo siguiente:

1. Aportar la Cámara de Comercio actualizada o el documento equivalente a que haya lugar si lo considera.

2. Tener el RUT Actualizado incluyendo el: (nombre y número de identificación del contador, si dicha información no está en el RUT). El cual se verificará internamente.

3. Aportar un reporte de operaciones de la actividad para la cual solicita la autorización, de los últimos 3 años, en los términos definidos en el artículo 2 del Decreto 3568 del 2011 “Trayectoria efectiva» y el numeral 6.1.4 del artículo 6 del Decreto 3568 del 2011 modificado por el artículo 5 del Decreto 1894 de 2015.

4. Aportar relación en caso que cuente con autorizaciones que se tenga con base en lo señalado por el numeral 6.1.5 del artículo 6 del Decreto 3568 del 2011 modificado por el artículo 5 del Decreto 1894 de 2015.

5. Se sugiere aportar relación en Excel de los socios, accionistas, miembros de juntas directivas, representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes aduaneros y los controlantes directos e indirectos del solicitante, durante los cinco (5) años inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud, con nombres completos, cédula o NIT y su respectiva calidad para verificar con lo señalado en el  numeral 6.1.10 del artículo 6 del Decreto 3568 del 2011 modificado por el artículo 5 del Decreto 1894 de 2015.

6. Manifestación firmada por el Representante Legal informando que no ha sido objeto de sanción por parte del ICA e INVIMA y encontrarse al día o tener acuerdos de pago con el ICA, en los términos establecidos por el numeral 6.2.1, 6.2.2 y 6.2.3. del Decreto 3568 del 2011 modificado por el artículo 5 del Decreto 1894 de 2015 cuando la solicitud corresponda a categoría OEA seguridad y facilitación sanitaria.

7. Se revisará y verificará internamente lo señalado por el numeral 6.1.8 del artículo 6 del Decreto 3568 del 2011 modificado por el artículo 5 del Decreto 1894 de 2015.

III – DOCUMENTOS SOPORTES QUE FACILITAN Y AGILIZAN LA VALIDACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS MÍNIMOS DE SEGURIDAD Y FACILITACIÓN ANTES DE LA VISITA: 
En caso que la solicitud de la Empresa sea aceptada continuando con el procedimiento para optar por la autorización como Operador Económico Autorizado OEA, una vez notificado el respectivo Auto de Aceptación y para los efectos de la validación de requisitos mínimos, la empresa debe remitir en dispositivos electrónicos de almacenamiento de datos o de Información las evidencias que dan razón del cumplimiento del respectivo requisito, según la siguiente estructura:  
Ejemplo, para tipo EXPORTADOR:

1.    ANÁLISIS Y ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Con Subcarpetas independientes con los numerales correspondientes 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, 1.8, 1.9, 1.10, 1.11, 1.12.
2.    ASOCIADOS DE NEGOCIO Con Subcarpetas independientes con los numerales correspondientes 2.1 a 2.2
3.    SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DEMÁS UNIDADES DE CARGA Con Subcarpetas independientes con los numerales correspondientes 3.1 a 3.10
4.    CONTROLES DE ACCESO FÍSICO Con Subcarpetas independientes con los numerales correspondientes 4.1 a 4.7
5.    SEGURIDAD DEL PERSONAL Con Subcarpetas independientes con los numerales correspondientes 5.1 a 5.7
6.    SEGURIDAD DE LOS PROCESOS Con Subcarpetas independientes con los numerales correspondientes 6.1 a 6.13
7.    SEGURIDAD FÍSICA Con Subcarpetas independientes con los numerales Correspondientes 7.1 a 7.9
8.    SEGURIDAD EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Con Subcarpetas independientes con los numerales correspondientes 8.1 a 8.6
9.    ENTRENAMIENTO EN SEGURIDAD Y CONCIENCIA DE AMENAZAS Con Subcarpetas independientes con los numerales correspondientes 9.1 a 9.4
10.  SEGURIDAD FITOSANITARÍA Y ZOOSANITARÍA Con Subcarpetas independientes con los numerales correspondientes 10.1 a 10.19
11.  SEGURIDAD SANITARÍA
Con Subcarpetas independientes con los numerales correspondientes 11.1 a 11.11

Tener presente que en la estructuración de las carpetas electrónicas para registrar las evidencias en los respectivos numerales de cumplimiento de requisitos mínimos para el tipo Exportador se hace con base en el artículo 4 de la Resolución 15 del 2016. Para tipo Importador se hace con base en el artículo 4-1 de la Resolución 15 del 2016 <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 67 de 2016 y para tipo Agencia de Aduanas se hace con base en el artículo 4-2 de la Resolución 15 del 2016   <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 4089 de 2018 y para instalaciones portuarias y operadores portuarios se hace con base en el artículo 4.3. de la Resolución 15 de 2016, artículo adicionando por el artículo 1 de la Resolución 48 de 2020, con sus respectivos numerales.

CON RESPECTO A LA AUTOEVALUACIÓN TENER EN CUENTA:

Digitar en la casilla “Breve descripción del cumplimiento» de la herramienta Autoevaluación los códigos, versiones, fechas y nombres de cada documento, procedimiento, manual, instructivos, formatos, matrices, imágenes de plataformas, fotografías etc., que sirven de evidencia para validar el cumplimiento del respectivo requisito mínimo.

Por ser la Autoevaluación un documento soporte del DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD firmada por el representante legal de la Empresa realizada bajo la gravedad de juramento, para acreditar el cumplimiento de los requisitos, la misma será soporte para efectos de validación de requisitos, incluso antes de la etapa de la visita de validación por parte de las Autoridades de Control.

​Las Autoridades de Control verificarán el cumplimiento de condiciones previas, una vez se haya presentado formalmente una solicitud de autorización como Operador Económico Autorizado, las cuales corresponden a:

• Estar domiciliados y acreditar la existencia y representación legal en país.

• En el caso de personas jurídicas o sucursales de sociedades extranjeras, estar debidamente establecidas en Colombia, mínimo tres (3) años antes de presentar la solicitud.

• Estar inscrito y encontrarse activo en el Registro Único Tributario con el tipo de usuario aduanero y la actividad sobre la cual solicita su autorización como Operador Económico Autorizado.

• Tener una trayectoria efectiva en el desarrollo de la actividad para la cual solicita la autorización, de tres (3) años como mínimo, inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud.

• Contar con las autorizaciones, registros, conceptos, habilitaciones, declaratorias, licencias, permisos, cualquiera que sea su denominación, exigidos por las autoridades de control de acuerdo con la normatividad vigente para ejercer su actividad, cuando a ello hubiere lugar.

• Obtener una calificación favorable por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, de conformidad con las verificaciones realizadas en desarrollo de la aplicación del Sistema de Administración de Riesgos de que trata el artículo 475-1 del Decreto 2685 de 1999 o de las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

• No haber sido objeto de sanciones impuestas mediante acto administrativo ejecutoriado, durante los dos (2) años anteriores a la presentación de la solicitud, por situaciones que afecten la seguridad en la cadena de suministro internacional, proferidas por parte de las autoridades de control.

• Encontrarse al día o tener acuerdos de pago vigentes y al día, sobre las obligaciones tributarias, aduaneras y sanciones cambiarias y demás deudas legalmente exigibles a favor de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

• Encontrarse al día o tener acuerdos de pago vigentes y al día, sobre las deudas relativas a la contraprestación y tasa de vigilancia y sobre las demás deudas legalmente exigibles a favor de las autoridades de control previstas en el parágrafo del artículo 4 del decreto 3568, siempre que estas autoridades participen en el proceso de autorización como Operador Económico Autorizado de conformidad con lo previsto en resolución reglamentaria.

• Que el interesado, sus socios, accionistas, miembros de juntas directivas, representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes aduaneros y los controlantes directos e indirectos, no tengan antecedentes penales por conductas punibles contra el patrimonio económico, contra fe pública, contra el orden económico y social y contra seguridad pública lo cual se evidenciará luego de consultadas las bases datos establecidas y proporcionadas por organismos o entidades nacionales e internacionales en la lucha contra el terrorismo, narcotráfico, lavado de activos, contrabando y demás delitos conexos, con el fin de garantizar la seguridad la cadena de suministro internacional.

• Que el interesado, sus socios, accionistas, miembros de juntas directivas, representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes aduaneros y los controlantes directos e indirectos, no hayan sido objeto de incidentes de seguridad en la cadena de suministro internacional hechos contrabando, tráfico de divisas, drogas, armas, personas, material radiactivo, entre otros, dentro de los cinco (5) años anteriores a la presentación de solicitud, salvo que, como consecuencia la investigación respectiva, se demuestre la ausencia de responsabilidad.

• Que los socios, accionistas, miembros juntas directivas, representantes legales, contadores, revisores fiscales, representantes aduaneros y los controlantes directos e indirectos del solicitante, durante los cinco (5) años inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud, no hayan representado a empresas que hayan sido objeto cancelación las calidades de autorización, habilitación o registro otorgadas por parte de la Unidad Administrativa Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

• No haber sido sancionado con cancelación de autorización, habilitación y demás calidades otorgadas por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, durante los cinco (5) años anteriores a la presentación de la solicitud.

Demostrar solvencia financiera durante los (3) últimos años de operaciones:

• Que los indicadores de liquidez, rentabilidad y ratios de actividad sean positivos.  

• Que el Índice de Solvencia total sea mayor o igual 1.3 y los niveles de endeudamiento se encuentren controlados. 

• Que la sociedad no registre perdidas contables y/o fiscales acumuladas en los periodos de análisis y que en el último periodo evaluado refleje utilidad del ejercicio positiva. 

• Que no exista causal de disolución por pérdidas contempladas en la Ley 1258 de 2008, en alguno de los periodos de estudio.

• Que no exista causal de disolución por pérdidas contempladas en el Código de Comercio según el tipo de sociedad. 

• Que la sociedad solicitante no encuentre dentro de la Ley 1116 del 27 de diciembre de 2006, “por la cual se establece el Régimen de Insolvencia Empresarial en la República de Colombia y se dictan otras disposiciones.

Para los usuarios interesados en la categoría OEA seguridad y facilitación sanitaria, las autoridades de control verificarán adicionalmente las siguientes condiciones:

• No haber sido objeto de sanciones impuestas mediante acto administrativo ejecutoriado, proferidas por el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, relacionadas con el incumplimiento de las condiciones zoosanitarias y fitosanitarias durante los dos (2) años anteriores a la presentación de la solicitud. 

• Encontrarse al día en el pago de los servicios y obligaciones legalmente exigibles a favor del Instituto Colombiano Agropecuario ICA o tener acuerdos de pago vigentes sobre dichas obligaciones y estar al día en los mismos. 

• No haber sido objeto de sanciones sanitarias impuestas mediante acto administrativo ejecutoriado, proferidas por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, por el incumplimiento de las buenas prácticas, en las condiciones higiénico, técnico locativas y de control de calidad, y en la capacidad de almacenamiento y acondicionamiento relacionados con los productos de competencia de la Entidad durante los dos (2) años anteriores a la presentación de la solicitud.

Plazo de respuesta:

• Una vez presentada en debida forma la solicitud de autorización, las autoridades de control, de acuerdo al ámbito de su competencia, emitirán pronunciamiento sobre la verificación de las condiciones previas y a los veinti cinco (25) días hábiles siguientes, contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud, la DIAN informará al solicitante el resultado de la verificación de condiciones a través de un auto de aceptación en caso de cumplimiento

• En caso de no cumplimiento de condiciones, se emitirá una comunicación de incumplimiento o la calificación desfavorable de riesgo según corresponda y el interesado deberá dar respuesta dentro del plazo establecido en la resolución reglamentaria 015 de 2016. (cinco 5 días hábiles).

​Para el análisis de la persona natural o jurídica, las autoridades de control dispondrán de un término de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente de la notificación de la aceptación de la solicitud.

• ​Una vez concluido el análisis de la empresa, las autoridades de control dentro de los 20 días hábiles siguientes, deberán dar inicio a las actividades de programación, planeación y ejecución de la visita mediante la cual se validará el cumplimiento de los requisitos mínimos de la empresa solicitante.

• El interesado en obtener o mantener la autorización como Operador Económico Autorizado, deberá cumplir, de acuerdo con el tipo de usuario para el que aplica en su solicitud con todos los requisitos que se adoptan con la Resolución 15 del 2016 y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan y deberá asegurarse de tener la evidencia objetiva que demuestre el cumplimiento. 

• En caso de incumplimiento de requisitos se indicarán las acciones requeridas.

• Del resultado de la visita de validación, las autoridades de control elaborarán el acta de visita en la que se indicarán las acciones requeridas, cuando sea del caso. El término para el cumplimiento de las acciones requeridas no podrá exceder a treinta (30) días después de finalizada la visita. En casos debidamente justificados el Comité Técnico del Operador podrá otorgar prórroga hasta por treinta (30) días más.

​Una vez agotada la etapa de validación del cumplimiento de requisitos, las autoridades de control dispondrán de 10 días hábiles para enviar a la DIAN el concepto técnico, el cual deberá contener el resultado definitivo de la validación de requisitos y las razones técnicas y jurídicas que sustentan la autorización o negación, suscrito por el funcionario competente.

Una vez agotado todo el procedimiento aquí referido, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la consolidación de los conceptos técnicos se expedirá el acto administrativo que decide de fondo respecto de la solicitud de Autorización de Operador Económico Autorizado.