Preguntas Frecuentes
Autorización como Operador Económico Autorizado
¿Qué es el Operador Económico Autorizado (OEA)?
Es la persona natural o jurídica establecida en Colombia que, siendo parte de la cadena de suministro internacional, realiza actividades reguladas por la legislación aduanera, vigiladas y controladas por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA), el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), la Superintendencia de Transporte, la Dirección General Marítima o la Dirección Administrativa Especial Aeronáutica Civil, que mediante el cumplimiento de las condiciones y los requisitos mínimos establecidos en el Decreto 3568 de 2011, garantiza operaciones de comercio exterior seguras y confiables y, por lo tanto, es autorizada como tal por la DIAN.
¿Es posible homologar autorizaciones?
No. En ningún caso será homologada la autorización Operador Económico Autorizado.
¿Se exigen como requisito para ser Operador Económico autorizado certificaciones de Sistemas de Gestión o similares o se dan puntajes adicionales por su presentación?
No. Según el marco normativo, los programas de OEA tienen aplicación universal y por ende están dirigidos a todos los operadores de comercio exterior sin prever la necesidad de tener una certificación previa; adicionalmente, las certificaciones no brindan un puntaje adicional.
¿Qué es un Acuerdo de Reconocimiento Mutuo - ARM?
Tal y como lo reconoce la OMA, los ARM contribuyen a facilitar y asegurar el comercio mundial, y es por esta razón que el marco normativo señala la oportunidad que se le presenta a las aduanas para trabajar de manera conjunta y suscribir ARM. Básicamente estos acuerdos consisten en la aplicación del marco normativo, expresado en el reconocimiento de la compatibilidad en diferentes aspectos de programas OEA operados por dos aduanas. Esto resulta en el otorgamiento de beneficios mutuos para todos los OEA bajo los dos programas. A la fecha los ARM se han realizado únicamente en forma bilateral y entre gobiernos.
¿Qué beneficios trae firmar un Acuerdo de Reconocimiento Mutuo?
Como lo establece la OMA, los ARM contribuyen a facilitar y asegurar el comercio mundial. Una vez firmados diferentes ARM los beneficios y la facilitación de acceso a mercados serán más visibles. La autorización o reconocimiento OEA y los ARM son instrumentos que potencian el acceso a los mercados globales, expresado en una reducción del nivel de riesgo asociado al usuario y a su operación comercial tanto en los mercados de origen como de destino, que le puede reducir el número de inspecciones y por consiguiente de tiempos de despacho. No obstante, las Aduanas retiene la potestad de, ante un riesgo sustancial, cancelar la validez de la autorización o reconocimiento OEA y también de suspender cautelarmente los beneficios otorgados en el marco de un ARM.
¿Quién podrá ser autorizado como Operador Económico Autorizado en Colombia?
En Colombia, los siguientes usuarios podrán aplicar para autorizarse como OEA: Agencia de aduanas, agente de carga internacional, agente marítimo, aeropuerto, comercializadoras internacionales, depósito público, depósito privado, exportador, importador, intermediario de tráfico postal y envíos urgentes, titular de puertos y muelles de servicio público, transportador aéreo, transportador marítimo, transportador terrestre de tránsito aduanero nacional.
El artículo 23 de la Resolución 15 del 2016 establece una gradualidad para la presentación de la solicitud, actualmente podrán ingresar los exportadores, importadores, agencias de aduanas y los puertos ¿Cuándo pueden presentar la solicitud de autorización OEA los demás usuarios de la cadena de suministro internacional (depósitos, usuarios operadores de zonas francas, transportadores terrestres, etc.)?
En virtud de la gradualidad contemplada por el artículo 24 del decreto 3568 de 2011, el ingreso de los usuarios aduaneros será de forma gradual. En tal sentido con la expedición de la Resolución 067 de 2016, la Resolución 4089 de 2018 y la Resolución 48 de 2020, las cuales modificaron y adicionaron la Resolución 15 de 2016, se amplió el programa para el ingreso de los importadores, agencias de aduanas e Instalaciones Portuarias y Operadores Portuarios, respectivamente.
Así, los requisitos mínimos de seguridad para ser autorizado como OEA se encuentran disponibles en el artículo 4 (exportadores), 4.1 (importadores), 4-2 (agencia de aduanas) y 4-3 Instalaciones Portuarias y Operadores Portuarios) de la Resolución 015 de 2016.
Si otro usuario diferente a un exportador está interesado en la autorización Operador Económico Autorizado, ¿Debe esperar a la apertura de los demás actores, qué pasos puede ir adelantando?
Actualmente es posible presentar solicitud de autorización para los tipos de usuario exportador, importador, agencia de aduanas e Instalaciones Portuarias y Operadores Portuarios. Los demás tipos de usuarios se irán habilitando conforme se expidan las resoluciones con las cuales se habiliten los requisitos mínimos de seguridad para su ingreso.
¿Puede un fabricante ser Operador Económico Autorizado en Colombia?
La autorización está disponible para los tipos de usuarios que reglamenta la Resolución 15 de 2016. Bajo tal orden, si un fabricante ostenta la calidad de esos tipos de usuarios aduaneros, cumple las condiciones y requisitos mínimos de seguridad en el Decreto 3568 de 2011 modificado por el Decreto 1894 de 2015 y la Resolución 15 de 2016 o demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, podría ser autorizado.
¿Qué entidades están involucradas en la autorización de un Operador Económico?
Además de la DIAN, participarán en la primera etapa: la Policía Nacional a través de la Dirección de Antinarcóticos, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (INVIMA) el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), la (DIMAR) Dirección General Marítima y la Superintendencia de Transportes, estas últimas cuando corresponda. Posteriormente y en la medida que vayan ingresando otros tipos de usuarios se incorporaran las demás autoridades competentes.
¿Qué participación directa tendrá el sector privado?
A través del grupo consultivo del sector privado en el cual participarán cuatro representantes del sector involucrados en diferentes eslabones de la cadena logística internacional
¿Qué costo tiene la autorización?
Ninguno, el trámite de la autorización como OEA es gratuito. El interesado en obtener la autorización que otorga la DIAN (previo el concepto técnico de las autoridades de control), no debe cancelar valor alguno por los trámites correspondientes ante ninguna entidad de control.
¿Dónde inscribirme?
La solicitud para obtener la autorización como OEA para el tipo de usuario exportador deberá diligenciarse a través del servicio informático electrónico de la DIAN, la cual deberá ser firmada electrónicamente por el representante legal de la empresa. Para el tipo de usuario Importador, Agencia de Aduanas e Instalaciones Portuarios y Operadores Portuarios se presenta de forma manual, diligenciando el formato FT 020 y anexando los documentos requeridos
¿Qué dependencia de la DIAN va a tramitar las solicitudes del Operador Económico Autorizado?
La Subdirección del Operador Económico Autorizado, de la Dirección de Gestión de Aduanas será la encargada de tramitar las solicitudes.
¿Requiero presentar solicitudes ante todas Autoridades de Control?
No. La solicitud para obtener la autorización como OEA únicamente deberá tramitarse ante la DIAN a través de los servicios informáticos electrónicos, y siguiendo lo establecido en la normatividad. En ningún evento deberá el interesado acudir al ICA, INVIMA, Policía Antinarcóticos, DIMAR y Superintendencia de Transportes a radicar la solicitud.
¿Dónde encuentro las condiciones que se deben cumplir para obtener la autorización?
Las condiciones se encuentran establecidas en el artículo 6° del Decreto 3568 de 2011 modificado por el artículo 5 del Decreto 1894 de 2015.
¿Es obligatorio solicitar la autorización como Operador Económico Autorizado?
No. La autorización como OEA no es requisito para realizar operaciones de comercio exterior; como lo son por ejemplo el obtener la autorización como Agencia de Aduanas para poder operar. Por esta razón, la presentación de la solicitud es totalmente libre y voluntaria
¿El Operador Económico Autorizado será un nuevo usuario aduanero?
Sí, conforme a la definición de usuario aduanero establecida por el artículo 3 del Decreto 1165 de 2019, los Operadores Económicos Autorizados son usuarios aduaneros cuando hace parte o interviene, como importador, exportador, consorcio, unión temporal o declarante en los regímenes, modalidades, operaciones aduaneras o en cualquier trámite aduanero.
¿La póliza que tengo constituida en otro registro me sirve para el Operador Económico Autorizado?
De acuerdo con el artículo 23 del Decreto 1165 de 2019 modificado por el artículo 8 del Decreto 360 de 2021, los Operadores Económicos Autorizados no deben constituir garantías para respaldar el cumplimiento de sus obligaciones aduaneras.
¿Cuál será el régimen sancionatorio?
El marco normativo del OEA no contempla un régimen sancionatorio específico. No obstante, existen causales de interrupción y cancelación de la autorización.
Adicionalmente, también es necesario recodar que la normas que regulan el régimen de aduanas pueden incluir infracciones aplicables a las empresas OEA
¿Qué sucede si mi autorización es interrumpida provisionalmente?
Cuando la autorización es interrumpida provisionalmente, se suspenden los beneficios otorgados.
¿Qué sucede si mi solicitud es cancelada?
Una vez cancelada la autorización, el usuario pierde el reconocimiento como operador seguro y, por ende, los beneficios otorgados en virtud de la autorización.
¿Si mi empresa tiene varios tipos de establecimiento (sucursales, sedes, etc.) en diferentes ciudades del país, la autorización cobijará todas estas?
Sí. La autorización será otorgada a la empresa y a todos sus establecimientos, sin importar en que ciudades estén ubicadas. Para esto los especialistas encargados de realizar las visitas de validación y revalidación programarán las mismas en diferentes establecimientos además de la oficina principal, siempre y cuando en estos se realicen actividades relacionadas con operaciones de comercio exterior, que sean críticas para la cadena de suministro internacional.
¿Qué información se debe registrar en los sitios y sedes?
La empresa solicitante debe indicar en forma detallada en el formato 020 del SIE OEA, la ubicación de las diferentes sedes de la empresa y una descripción sucinta de las actividades que se realizan en cada una. Así mismo debe informar si la sede participa en la cadena de suministro, en qué calidad, si a nombre propio, por cuenta de otra persona, o por su propia cuenta.
¿Qué información sobre cambios o novedades una vez obtenga la autorización como Operador Económico Autorizado debo reportar?
Una vez autorizada la empresa como Operador Económico Autorizado, para cumplir con la obligación consagrada en el numeral 2 del artículo 15 del Decreto 3568 de 2011, de informar cualquier cambio o novedad referente al cumplimiento de condiciones o requisitos mínimos del Operador Económico Autorizado, la empresa deberá informar a la DIAN al buzón oeacolombia@dian.gov.co , entre otros aspectos: Cambios en los dueños de la empresa, cambios en los accionistas con capacidad de decisión, cambios del representante legal y cambios de sedes, y en general los cambios que representen un impacto a la cadena de suministro internacional.
¿Cómo se identifica un Operador Económico Autorizado en el RUT?
Un Operador Económico Autorizado se identifica en la hoja 2 del RUT, casilla 89 con el código 61: calidad de Operador Económico Autorizado tipo de usuario Exportador, código 62 tipo de usuario Importador, código 56 tipo de usuario Agencia de Aduanas y código 64 tipo de usuario Instalaciones Portuarias y Operadores Portuarios. Esta actualización del RUT es realizada directamente por la DIAN, una vez el usuario es autorizado como OEA y la Dirección Seccional del domicilio que pertenece la empresa reciba el acto administrativo notificado y ejecutoriado.
¿Puedo presentar mi solicitud de autorización con documentos en medios magnéticos?
Sí. Las solicitudes podrán presentarse mediante oficio dirigido a la Coordinación del Operador Económico Autorizado, adjuntando los documentos soporte que menciona el artículo 5 de la Resolución 15 de 016, en una USB y/o CD ROOM.
Glosario
Acción requerida: Es la actividad que se debe realizar con el fin de subsanar el incumplimiento de requisitos establecidos para ser y mantener la autorización de Operador Económico Autorizado.
Amenaza: Cualquier tipo de peligro que represente posibles daños o efectos adversos en personas, empresas y sus cadenas de suministro.
Análisis y evaluación de riesgos: Proceso mediante el cual se determina el grado de vulnerabilidad de un sistema a daños o efectos negativos. De esta evaluación se obtiene la información necesaria para establecer los programas de gestión de la seguridad, determinar los requisitos para su diseño, especificación e implantación.
Asociado de negocio: Toda persona natural o jurídica que mantiene una relación de negocios con el operador de comercio exterior incluye entre otros proveedores, clientes, contratistas y subcontratistas.
Cadena de suministro internacional: Es la red compuesta por un conjunto de operadores del comercio exterior que intervienen en el proceso logístico de la distribución física internacional de mercancías desde el lugar de procedencia hasta su destino, tales como productores, fabricantes, exportadores, importadores, transportadores, agentes de carga, agentes de aduana, depósitos habilitados, puertos, entre otros.
Cadena de suministro segura: Es aquella en la cual cada uno de los operadores de comercio que hacen parte del proceso logístico, cumple con las condiciones y requisitos exigidos en el presente decreto y adopta e implementa de manera continua mejores prácticas, garantizando con ello de modo integral procesos confiables de comercio exterior.
Cancelación de la autorización del Operador Económico Autorizado: Es la pérdida de la autorización como Operador Económico Autorizado en los términos y condiciones previstos en el presente decreto.
Cargo crítico: Todo cargo dentro de la compañía que puede generar un riesgo en la cadena de suministro internacional.
Concepto técnico: Es el pronunciamiento de las autoridades de control competentes, sobre el cumplimiento de las condiciones y requisitos por parte de los interesados para ser Operador Económico Autorizado.
Desastre: Situación o proceso que se desencadena como consecuencia de la manifestación de un fenómeno de origen natural, tecnológico o provocado por el hombre que causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normales de un grupo de personas, de una empresa o de sus cadenas de suministro.
Deuda legalmente exigible: Aquella obligación de pago que se encuentre debidamente ejecutoriada y que no ha sido emitido auto admisorio de la demanda en acción de nulidad y restablecimiento del derecho.
Especialista Operador Económico Autorizado: Es el servidor público designado por cada una de las Autoridades de Control, que en virtud de las normas vigentes y en ejercicio de sus funciones, tiene la facultad de verificar, validar y revalidar el cumplimiento de condiciones, requisitos mínimos y obligaciones exigidos al interesado.
Evidencia objetiva: Información que respalda la existencia y veracidad del cumplimiento de los requisitos mínimos del Operador Económico Autorizado en Colombia.
Gestión de la seguridad: Aplicación sistemática y coordinada para planear y aplicar las políticas, estrategias, instrumentos y medidas orientadas a dirigir y controlar de manera óptima los riesgos asociados, amenazas e impactos potenciales.
Incidente: Es el hecho, acción u omisión, que en cualquier tiempo, modo y lugar constituye una conducta descrita en la legislación nacional o en tratados y acuerdos internacionales suscritos por Colombia, como punible, que afecte la seguridad de la cadena de suministro internacional, incluidas aquellas que generen niveles de riesgo sanitario masivo que afecte la salud pública y la sanidad animal y vegetal.
Interrupción provisional de la autorización de Operador Económico Autorizado: Es la suspensión inmediata de los beneficios otorgados al Operador Económico Autorizado, en los términos y condiciones previstos en el presente decreto.
Mejora continua: Proceso constante mediante el cual se establecen objetivos y se identifican oportunidades para la mejora.
Oficial de operaciones: Es el servidor público designado por cada una de las Autoridades de Control, que en ejercicio de sus funciones presta soporte permanente en cada sede seccional, regional o departamental al Operador Económico Autorizado en sus operaciones de comercio exterior.
Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad, frecuencia o características pueda conducir razonablemente a concluir que se está ocultando, encubriendo, asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo, transformando o transportando cualquier tipo de bienes y servicios provenientes de actividades delictivas, o cuando se está dando apariencia de legalidad a las operaciones o fondos vinculados con las mismas.
Plan de contingencia: Conjunto de procedimientos operativos específicos y preestablecidos de coordinación, alerta, movilización y respuesta ante la manifestación o la inminencia de la materialización de una amenaza.
Plan de seguridad: Conjunto de medidas, estrategias, directrices y procedimientos de seguridad que se crean en forma ordenada y coherente con las políticas, metas y objetivos para evitar acciones no deseadas. El plan de seguridad deberá estar perfectamente documentado, incluir los procedimientos necesarios, ser comunicado a todos y cada uno los implicados según sus necesidades.
Política de gestión de la seguridad: Directrices generales relacionadas con la seguridad de la empresa y la cadena de suministro. Estas directrices deben ser coherentes con las demás políticas organizacionales, apropiadas para las amenazas, servir como marco de referencia para el establecimiento de objetivos, metas y programas del sistema de gestión y ser concordante con la naturaleza de las operaciones y los riesgos de la empresa. Todas las políticas deben ser autorizadas, respaldadas, documentadas, implementadas, comunicadas, mantenidas y en proceso de mejora continua por la alta dirección del Operador. Su difusión debe extenderse a empleados, proveedores y visitantes.
Procedimiento documentado: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Todos los procedimientos deben estar establecidos, documentados, comunicados, implementados, mantenidos, verificables y mejorados continuamente.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre sí, para obtener un resultado.
Recomendación de seguridad: Son acciones fundamentadas en las mejores prácticas internacionales y se constituyen en una oportunidad de mejora en los procesos que desarrolla la empresa. Estas acciones propenden optimizar o asegurar un proceso y no constituyen una acción requerida.
Representante líder Operador Económico Autorizado. Es el personal designado por el solicitante o por el Operador Económico Autorizado como su representante ante las Autoridades de Control, en lo relacionado con las actividades propias del Operador Económico Autorizado.
Riesgo: Probabilidad de que una amenaza a la seguridad se haga efectiva.
Riesgo sanitario: Probabilidad de que se produzca un evento que pueda afectar adversamente la salud de las poblaciones humanas, los animales y los vegetales, considerando en particular la posibilidad que se propaguen nacional o internacionalmente.
Sistema de gestión de la seguridad: Conjunto de acciones coordinadas por medio de las cuales se maneja óptimamente el riesgo, las amenazas y potenciales impactos derivados de los mismos en la cadena de suministro internacional. Este sistema de gestión de la seguridad debe ser consistente con la política de gestión de la seguridad, trazar objetivos generales, objetivos específicos, metas y programas medibles. Todo sistema de gestión debe ser establecido, documentado, comunicado, implementado, mantenido, verificable y mejorado continuamente.
Solicitud de Operador Económico Autorizado aceptada: Es aquella petición presentada ante la Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales, que cumple con las condiciones previas para obtener la autorización.
Solicitud De Operador Económico Autorizado rechazada: Es aquella petición presentada ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que no cumple con las condiciones previas, establecidas en el presente decreto para obtener la autorización.
Solicitud de Operador Económico Autorizado negada: Es aquella que no cumple con los requisitos mínimos de seguridad establecidos por las autoridades de control para obtener la autorización.
Solvencia financiera: Indicador financiero que mide la capacidad de una persona natural o jurídica para cumplir con sus obligaciones cuando estas sean exigibles, ya sea a corto o a largo plazo. Determina el riesgo del negocio, de generación de ingresos y de respaldo financiero.
Tipo de usuario: Es cada uno de los operadores de comercio exterior, que intervienen en el proceso logístico de la cadena de suministro internacional, tales como exportador, importador, agente de aduanas, agente de carga internacional, depósito habilitado, puerto, aeropuerto y transportador, entre otros.
Trayectoria efectiva: Se entiende por trayectoria efectiva, la práctica permanente, continua o habitual de operaciones correspondientes a la naturaleza de la actividad desarrollada por el interesado, la cual será verificada por la entidad competente cuando fuere del caso.
Trazabilidad: Capacidad para hacer seguimiento de la historia, aplicación o localización de un objetivo.
Vulnerabilidad: Predisposición a sufrir efectos adversos en caso de que se manifieste un fenómeno peligroso de origen natural o causado por el hombre.
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