Documentos según artículo 5 de la Resolución 15 de 2016

Información financiera:

• Estados financieros de los últimos tres (3) años anteriores a la presentación de la solicitud.

Recuerde que con NIIF los estados financieros son:

• Estados de Situación Financiera al final del período no consolidado, de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud.
• Estados de Resultados y otro resultado integral del período de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud.
• Estados de Cambios en el Patrimonio en el período no consolidado de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud.
• Estados de Flujo de Efectivo del período no consolidado de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud.
• Copia de la Certificación de los Estados Financieros de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud, conforme a lo previsto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.
• Copia de los informes de Gestión de la Administración a la Asamblea de Accionistas de los tres (3) últimos años de operaciones, anteriores a la presentación de la solicitud.
• Copia de los informes del Revisor Fiscal de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud.
• Políticas contables, sus notas explicativas y revelaciones de los tres (3) últimos años de operaciones anteriores a la presentación de la solicitud.

Organigrama de la empresa

Mapa de procesos que incluya mínimo los procesos misionales,
estratégicos, de apoyo y de control.

Diagrama de flujo de la cadena de suministro internacional; que incluya razón social y número de identificación de los principales actores que intervienen en la cadena de suministro internacional.

Matriz de riesgo por procesos.

Relación de accionistas con participación individual superior al 30% en los casos de sociedades anónimas abiertas, certificado por el revisor fiscal cuando a ello hubiere lugar.

• Si es una sociedad anónima abierta, aportar la relación parcial de accionistas con participación individual superior al 30%, señalando los respectivos NIT y/o números de cedula y los % individuales de participación accionaria.
• Si no es una sociedad anónima abierta, aportar la relación completa de accionistas o socios, señalando los respectivos NIT y/o números de cédula y los % individuales de participación accionaria.

Copia del último informe de auditoría externa relacionado con gestión de seguridad, si cuenta con él.

Documentos que describan los procedimientos para: selección de asociados de negocio, selección de personal vinculado y acceso físico.

Autoevaluación de cumplimiento de condiciones y requisitos debidamente diligenciada en el formato dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el Portal Web del Operador Económico Autorizado.

• Tener en cuenta que el formato de autoevaluación utilizado corresponda al tipo de usuario para el cual está aplicando su solicitud.

Listado de cargos críticos que incluya el nombre, identificación y cargo que desempeña en la empresa. Además, informar el nombre, cargo, identificación y datos de contacto del representante líder del Operador Económico Autorizado y suplente.

Recuerde informar en su solicitud OEA:

La categoría OEA a la que desea aplicar:

• Seguridad y Facilitación
• Seguridad y Facilitación Sanitaria

Tipo de usuario para el cual desea aplicar:

• Exportador
• Importador
• Agencia de aduanas
• Instalaciones portuarias y
• Operadores portuarios

Recuerde que actualmente el Servicio Informático Electrónico únicamente se encuentra disponible para presentar la solicitud OEA para Exportadores.

• Para una solicitud OEA en caso de ser importador, agencia de aduanas, instalaciones portuarias y operadores portuarios, descargue el formulario 020, diligéncielo, fírmelo y preséntelo de forma manual.
• Dicho formulario lo encuentra disponible en este enlace:
  www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/solicitudautorizacion.aspx
• Tener en cuenta que tanto la solicitud OEA electrónica como la manual debe estar firmada por el representante legal de la empresa.
• Verificar que en el RUT se registre nombre y número de identificación del contador, si dicha información no está, se debe suministrar con la solicitud OEA.

* Encuentre el trámite OEA también en la plataforma -No más filas- a través del siguiente enlace: www.nomasfilas.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T32688 
* Por ser el idioma oficial, todos los documentos deben estar en español.

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