Para hacer su declaración de renta, usted debe presentar documentos relacionados con su vida económica y financiera, que debe conservar de manera segura en sus archivos personales.

Estos son algunos de los documentos que necesita para preparar su declaración de renta. Tenga en cuenta que puede haber otros que no están en esta lista según sea su caso.

Recuerde también que debe conservar todos los soportes en caso de que la DIAN lo requiera.

Documento indispensable

Registro Único Tributario (RUT).

Documentos para determinar el patrimonio

Son los documentos en los que consta la titularidad de los bienes, los derechos e inversiones que tiene el contribuyente, así como sus deudas, certificados a 31 de diciembre de 2023.

Estos son algunos de ellos:

• Certificados o extractos de los saldos de las cuentas de ahorro y corrientes emitidos por las entidades financieras.

• Certificados de las inversiones emitidos por las entidades donde se constituyó la inversión, por ejemplo: CDT, bonos, derechos fiduciarios, inversiones obligatorias, entre otras.

• Declaración, o estado de cuenta, de impuesto predial de los bienes inmuebles que tenga del AG-2023.

• Escrituras de adquisición de los bienes inmuebles y/o certificados de instrumentos públicos.

• Factura de compra o documento donde conste el valor de adquisición de vehículos.

• Relación de los muebles, enseres, maquinaria y equipo, por su valor de adquisición más adiciones y mejoras.

• Certificado de avalúo técnico de los bienes incorporales tales como good will, derechos de autor, propiedad industrial, literaria, artística, científica y otros.

• Letras, pagarés, hipotecas y demás documentos que respalden cuentas por cobrar y obligaciones o deudas, conforme a los requisitos de ley.

Documentos para determinar los ingresos

Son los documentos en los que constan los ingresos que recibió el contribuyente durante el año gravable 2023 (de conformidad con los artículos 27 y 28 del Estatuto Tributario). Estos documentos dependen se su(s) actividad(es) económica(s). Algunos ejemplos son:

• Certificado de ingresos y retenciones por pagos laborales y rentas de trabajo en general.

• Cálculo del promedio de salario recibido de los últimos seis (6) meses anteriores a la fecha del pago de las cesantías e intereses sobre las mismas.

• Certificado de salario básico en caso de que sea oficial o suboficial de las Fuerzas Militares o de la Policía Nacional, o agente de la Policía Nacional.

• Certificado de la bonificación por retiro voluntario, siempre y cuando sea ciudadano colombiano que haya integrado las reservas de oficiales de primera y segunda clase de la Armada Nacional, y se haya desempeñado en las actividades señaladas en el artículo 22 de la Ley 44 de 1990. Es decir, actividades de navegante, oficial o tripulante en empresas marítimas nacionales de transporte público o de trabajos marítimos especiales.

• Certificado de indemnizaciones por accidentes de trabajo o de enfermedad, maternidad, gastos de entierro del trabajador, seguro por muerte y compensaciones por muerte de miembros de las Fuerzas Militares y Policía Nacional.

• Certificado de la prima especial y la prima de costo de vida, de acuerdo con el Decreto 3357 de 2009 para los servidores públicos diplomáticos, consulares y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores. La misma documentación respecto a la prima especial y la prima de costo de vida de los servidores públicos de las plantas en el exterior que, aunque presten sus servicios fuera de Colombia, sean residentes fiscales en el país, de conformidad con el numeral 2 del artículo 10 del Estatuto Tributario.

• Certificados de indemnizaciones sustitutivas de la pensión o devoluciones de saldos de ahorro pensional.

• Certificados de ingresos por concepto de honorarios, comisiones y servicios.

• Certificados de los rendimientos financieros pagados durante el año, expedidos por las entidades correspondientes.

• Certificado de pago de recompensas.

• Certificado de dividendos y participaciones recibidos durante el año, expedidos por las sociedades de las cuales es socio o accionista.

• Certificados de pagos de indemnizaciones por seguros de vida.

• Certificados de ingresos recibidos durante el año por concepto de utilidades repartidas por sociedades liquidadas.

• Certificados de ingresos recibidos por concepto Incentivo a la Capitalización Rural, ICR o AIS.

• Certificados de pagos por concepto de alimentación, efectuados por su empleador.

• Certificados expedidos por las autoridades competentes que respalden exenciones para extranjeros contempladas en tratados o convenios internacionales.

• Certificados por concepto de dividendos y participaciones recibidos en el año, entre otros.

Recuerde que es necesario tener a disposición los documentos en los que consten los pagos efectuados en el año 2023 y que tengan relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con la actividad generadora de renta, o aquellos certificados que le otorguen beneficios fiscales (deducciones y rentas exentas). Entre ellos se encuentran:

• Certificado de pagos de intereses por préstamos para adquisición de vivienda.

• Certificados por pagos de salud.

• Certificados por inversiones, centros de reclusión, en mantenimiento y conservación de obras audiovisuales, en librerías, proyectos cinematográficos y otros.

• Certificados por donaciones a la Nación, departamentos, municipios, distritos, territorios indígenas y otros.

• Relación de facturas de gastos, indicando el valor total.

• Relación de los pagos efectuados a sus empleados por concepto de sueldos, bonificaciones, vacaciones, cesantías y otros.

• Certificados de los pagos realizados por concepto de aportes a las cajas de compensación, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), empresas promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, fondos de pensiones y otros.

• Pagos por concepto de impuestos de Industria y Comercio, Avisos y Tableros y Predial.

• Certificados de las donaciones e inversiones que haya efectuado durante el año.

• Todos los documentos que respalden ingresos, costos, deducciones y patrimonio, emitidos por las entidades o personas competentes.

• En los casos que se requiera, la certificación para acreditar la deducción por dependientes económicos.

  ¿Puedo restar mis costos y gastos de mis ingresos diferentes a salario?

Las personas que reciban ingresos diferentes a su salario (por ejemplo, rentas de capital), pueden restar de sus ingresos los costos y gastos que cumplan con los requisitos señalados en las normas tributarias (Ver numeral 4 del artículo 336 del Estatuto Tributario).

En estos mismos términos también se podrán restar los costos y los gastos asociados a rentas de trabajo que vengan de honorarios o compensaciones por servicios personales, producto de una actividad profesional independiente. Los contribuyentes a quienes les aplique el parágrafo 5 del artículo 206 del Estatuto Tributario deberán elegir entre restar los costos y gastos procedentes o la renta exenta prevista en el numeral 10 del mismo artículo.​

Pago electrónico: una vez presentada la declaración, genere el ‘Recibo oficial de pago impuestos nacionales (490)’. Luego, haga clic en el botón de pago para comenzar el proceso que lo llevará al servicio web de su entidad financiera.

Pago presencial: Llene la información e imprima dos copias del ‘Recibo oficial de pago de impuestos nacionales (490)’. En el banco, pague en efectivo, con tarjeta débito, tarjeta de crédito, cheque de gerencia, cheque girado sobre la misma plaza de la oficina que lo recibe y únicamente a la orden de la entidad financiera receptora, o cualquier otro medio de pago como transferencias electrónicas o abonos en cuenta, a través de canales presenciales y electrónicos.

También puede pagar en los puntos de pago de los corresponsales Reval, Conred y Puntored.

El cajero del banco en el que haga la transacción le debe devolver una copia del recibo de pago 490 debidamente sellado.

Los siguientes son los bancos autorizados por la DIAN para hacer el pago de la declaración de renta.

• Banco de Bogotá
• Banco Popular
• Banco Itaú
• Bancolombia
• Citibank
• GNB Sudameris
• Banco BBVA
• Banco Scotiabank Colpatria
• Banco de Occidente
• Banco Caja Social
• Banco Davivienda
• Banco Agrario de Colombia
• Banco AV Villas

La radicación se realiza a través del Servicio Informático de Devoluciones, si el solicitante cuenta con firma electrónica. Si no tiene firma electrónica debe radicarla en forma manual.

Sí. El trámite para generar la Firma Electrónica puede ser realizado en cualquier momento. Una vez la tenga puede ingresar al Servicio Informático de Devoluciones para radicar la solicitud de un saldo a favor originado en las declaraciones tributarias del impuesto sobre la renta y complementarios.

Los contribuyentes o responsables que liquiden saldos a favor en sus declaraciones de este impuesto.

Conforme lo dispuesto en el artículo 1.6.1.21.14 del Decreto 1625 de 2016, se deberá adjuntar una relación de las retenciones o autorretenciones en la fuente que originaron el saldo a favor del período solicitado y de los que componen el arrastre de dicho saldo.

Esto quiere decir, un (1) formato 1220 (Relación de retenciones a título de Renta) por el año que está solicitando/origen y un (1) formato 1220 por cada año desde donde esté arrastrando el saldo a favor.

Los contribuyentes o responsables podrán solicitar la devolución o compensación de los saldos a favor que se liquiden en las declaraciones tributarias, a más tardar dos (2) años después del vencimiento del término para declarar. Esto, siempre y cuando no hayan sido previamente utilizados, o desde la fecha de ejecutoria si se trata de liquidación oficial. 

Cuando se trate de declaraciones con beneficio de auditoría que registren saldo a favor, el término para solicitar la devolución o compensación será el previsto en el artículo 689-1 del Estatuto Tributario para la firmeza de la declaración.

Los requisitos generales o especiales conforme lo disponen los artículos 1.6.1.21.13, 1.6.1.21.14 y 1.6.1.25.7del Decreto 1625 de 2016 y diligenciar los formatos que apliquen según la Resolución No.151 de 2012. 

Requisitos generales de la solicitud de devolución o compensación, artículo 1.6.1.21.13:

• La solicitud de devolución o compensación deberá presentarse personalmente por el contribuyente, responsable, por su representante legal, o a través de apoderado, acreditando la calidad correspondiente en cada caso.

• La solicitud deberá presentarse debidamente diligenciada (formatos que apliquen según la Resolución No.151 de 2012) en la forma que determine la DIAN, la cual deberá acompañarse de los siguientes documentos físicos o virtuales:

• El certificado de existencia y representación legal debe estar actualizado. La DIAN verificará la información registrada a través del Registro Único Empresarial (RUE). En caso de que las declaraciones objeto de tu solicitud se encuentren firmadas por un representante legal o revisor fiscal diferente al que actualmente se encuentra registrado en la Cámara de Comercio, deberás anexar certificado histórico.

• Copia del poder otorgado en debida forma cuando se actúe mediante apoderado

• Garantía a favor de la Nación (DIAN), otorgada por entidades bancarias o compañías de seguros, cuando el solicitante se acoja a la opción contemplada en el artículo 860 del Estatuto Tributario. Recuerde que es opcional.

• Si opta por la garantía anexar Copia del recibo de pago de la prima correspondiente a la póliza otorgada por entidades bancarias o compañías de seguros.

• Tener el Registro Único Tributario (RUT), formalizado y actualizado ante la DIAN y no haber sido objeto de suspensión ni cancelación, desde el momento de la radicación de la solicitud en debida forma hasta cuando se profiera el acto administrativo correspondiente que defina dicha solicitud. Esta misma condición se exige a los representantes legales y apoderados.

• La dirección que se informe en la solicitud de devolución o compensación deberá corresponder con la informada en el (RUT). 
• Certificación de la cuenta bancaria que la fecha de expedición no sea superior a un (1) mes por una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Requisitos especiales en las solicitudes de devolución o compensación, artículo 1.6.1.21.14:

• Relación de las retenciones o autorretenciones en la fuente que originaron el saldo a favor del período solicitado y de los que componen el arrastre de dicho saldo.

• Los contribuyentes que apliquen al procedimiento de la devolución automática deberán allegar una relación de los costos y deducciones soportados a través del Sistema de Facturación Electrónica con validación previa, declarados en el período objeto de solicitud, y de los costos y deducciones declarados en los periodos que han generado saldos a favor y han sido objeto de imputación o arrastre, que deberá estar certificada por revisor fiscal o contador público, cuando a ello hubiere lugar.

• Los contribuyentes podrán optar por no incluir en la solicitud de devolución o compensación del impuesto sobre la renta y complementarios, la relación de costos y deducciones. En este caso, la solicitud de devolución o compensación se resolverá dentro del término establecido en los artículos 855 y 860 del Estatuto Tributario.

Salvo las particularidades indicadas, en todo lo demás, se remite a la regulación prevista en el Estatuto Tributario, Decreto 1625 de 2016, Resolución 151 de 2012 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o complementen.

La DIAN hará la devolución de los saldos a favor en los siguientes tiempos

• 20 días siguientes a la fecha de la solicitud de devolución presentada oportunamente y en debida forma cuando el responsable presente una garantía a favor de la nación.

• 50 días siguientes a la fecha de la solicitud de devolución presentada oportunamente y en debida forma para todos los demás casos.

Al momento de diligenciar la solicitud mediante el Servicio Informático Devoluciones, en la sección ‘Compensación’ se debe utilizar el botón ‘seleccionar deuda». Allí se debe seleccionar la obligación que se desea compensar. Si la deuda no se presenta en el listado para ser seleccionada, se debe utilizar el botón ‘Adicionar deuda’ para registrar la información de la(s) obligación(es) pendiente(s).

Para una solicitud manual, se debe registrar en la sección ‘Compensación’ (casillas 65 a la 82) la información de la(s) obligación(es) pendiente(s).

En caso de que el solicitante no indique las deudas a compensar, la DIAN efectuará de oficio la compensación y aplicará lo previsto en el artículo 861 del Estatuto Tributario.

Las causales de rechazo o inadmisión de tu solicitud están taxativamente establecidas en el artículo 857 del Estatuto Tributario. [CS9] 

Causales de rechazo:

1.    Cuando fueren presentadas extemporáneamente.

2.    Cuando el saldo materia de la solicitud ya haya sido objeto de devolución, compensación o imputación anterior.

3.    En el caso de los exportadores, cuando el saldo a favor objeto de solicitud corresponda a operaciones realizadas antes de cumplirse con el requisito de la inscripción en el Registro Nacional de Exportadores (Hoy RUT – Art. 555-2) previsto en el artículo 507.

4.    Cuando dentro del término de la investigación previa de la solicitud de devolución o compensación, como resultado de la corrección de la declaración efectuada por el contribuyente o responsable, se genera un saldo a pagar.

5.    Cuando se compruebe que el proveedor de las Sociedades de Comercialización Internacional solicitante de devolución o compensación, a la fecha de presentación de la solicitud no ha cumplido con la obligación de efectuar la retención, consignar lo retenido y presentar las declaraciones de retención en la fuente con pago, de los períodos cuyo plazo para la presentación y pago se encuentren vencidos a la fecha de presentación de la solicitud.

Causales de inadmisión:

1.    Cuando la declaración objeto de la devolución o compensación se tenga como no presentada por las causales de que tratan los artículos 580 y 650-1.

2.    Cuando la solicitud se presente sin el lleno de los requisitos formales que exigen las normas pertinentes.

3.    Cuando la declaración objeto de la devolución o compensación presente error aritmético.

4.    Cuando se impute en la declaración objeto de solicitud de devolución o compensación, un saldo a favor del período anterior diferente al declarado.

El solicitante puede radicar dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación del auto inadmisorio una nueva solicitud de devolución.

Contra la decisión procede el recurso de reconsideración de que trata el artículo 720 del Estatuto Tributario (E.T.), que puede ser interpuesto dentro de los dos (2) meses siguientes a su notificación, con presentación personal o electrónica (Articulo 559 E.T.).

Si la notificación fue electrónica, este término corre transcurridos cinco (5) días a partir del recibo del correo electrónico (Articulo 566-1 E.T.). La presentación electrónica del recurso de reconsideración puede ser realizada a través del Sistema Electrónico habilitado mediante Resolución 000056 del 12 de julio de 2021.

La presentación en persona del recurso se debe realizar de conformidad con el artículo 559 y 724 del E.T., en la ventanilla única de correspondencia de Documentación de la Dirección Seccional que corresponda.

La devolución de saldos a favor podrá efectuarse mediante cheque, título o giro. Si el valor a devolver es inferior a mil (1.000) Unidades de Valor Tributario (UVT) el valor se abona a la cuenta corriente o de ahorros indicada en la certificación bancaria y el formato 010.

Si el saldo a favor es superior a mil (1.000) UVT se devolverá mediante Títulos de Devolución de Impuestos (TIDIS), que se expedirán en forma automática en la entidad financiera (depositante directo) que indique el solicitante en su solicitud de devolución, los cuales tendrán vigencia de un (1) año a partir de la fecha de anotación en cuenta, conforme lo señalado en el artículo 862 del E.T.